Secrétaire de médecin-chef de service – 100%
* Département: Département de réadaptation et gériatrie
Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023.
Comptant près de 1'400 collaboratrices et collaborateurs, le Département de réadaptation et gériatrie constitue un pôle médical centré sur la personne âgée, répartis sur 5 sites : Trois-Chêne, Loëx, Bellerive, Beau-Séjour (Stern) et Joli-Mont. Il prend en charge des situations aiguës, grâce notamment aux urgences de l'hôpital des Trois-Chêne, les problèmes spécifiques liés à l'âge, la réadaptation médicale et la médecine palliative.
Vous assistez le médecin-chef de service pour la gestion et l'organisation administrative du service. Vous organisez les rendez-vous, les séances en gérant l’agenda électronique du médecin-chef de service. Vous préparez les dossiers, rédigez les comptes-rendus de séance et coordonnez le suivi des décisions prises. Vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction.
Vous avez la charge de la préparation et de la gestion des dossiers de candidatures des médecins internes du département pour la Commission d’engagement et faites le suivi administratif des formations, évaluations et log-book des médecins internes.
Vous soutenez administrativement les médecins-adjoints du service et les collaborateurs rattachés directement au chef de service et avez la charge de la saisie de leurs horaires.
Vous faites preuve de proactivité pour effectuer les tâches logistiques découlant de la vie d’un secrétariat comme par exemple les commandes de matériel, les demandes d'engagement, de remboursement ou de formation.
Au sein de l’équipe, vous développez un lien de proximité avec vos collègues, vous assurez une continuité de service lors des absences. Votre sens du service fait de vous une personne agile et diplomate.
Vous disposez d'un CFC d’employé ou employée de commerce accompagné d'une formation administrative supérieure type Brevet fédéral d'assistant ou assistante de direction ou d'une formation jugée équivalente.
Vous disposez d'une expérience réussie de 5 ans ou plus dans un poste similaire dans le milieu médical ou de la santé publique.
Vous êtes reconnu pour votre sens de l'organisation, une gestion administrative rigoureuse et un sens aigu des priorités. Vous êtes capable de gérer plusieurs activités simultanément de manière autonome.
Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced sur Word, Excel, Powerpoint, standard web) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe).
Vous maîtrisez parfaitement le français et détenez une capacité rédactionnelle de haut niveau. Vos connaissances linguistiques en anglais et/ou en allemand sont des atouts pour le poste.
* Lieu d'activité : Hôpital des Trois-Chêne
* Entrée en fonction : 1er mars 2025
* Nombre de postes : 1
* Taux d’activité : 100%
* Classe de fonction : 13
* Délai de candidature : 22.11.2024
* Demande de renseignements : Mme Isabelle KAPOSY, cheffe de secrétariat, tél. 079553 11 58
Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.
Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.
Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.
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