Beschreibung
Administration/Verwaltung
Selbständige Abwicklung aller betrieblich organisatorischen Kontaktaufgaben in Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung.
Personaladministration
Erfassung von Einsatzstunden aus Tagesrapporten (Einzelaufträge) und Einsatzlisten (Unterhaltsobjekte) inkl. Monatskontrolle.
Administrative Aufgaben bei Unfall-/Krankheitsfällen.
Erstellung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen, Kündigungen, Zwischenverdienstabrechnungen.
Korrespondenz mit Personal, Ämtern und Behörden.
Planung / Organisation von Ferienabwesenheiten.
Auftragsbearbeitung (Spezialreinigung, Unterhaltsreinigung)
Erfassung der Aufträge.
Kontrolle der rapportierten Einsatzstunden.
Fakturierung.
Pflege der Stammdaten.
Verwaltung / Kontrolle
Erstellen von Arbeits- und Einsatzplänen.
Vertretung / Unterstützung der Geschäftsleitung in allen betrieblichen Abläufen.
Lagerverwaltung und Materialbestellung.
Pflege der Stammdaten / Archivierung.
Debitorenbuchhaltung
Rechnungsstellung der Abonnements- und Einzelauftragsrechnungen.
Verwaltung der Debitoren inkl. Mahnwesen und Zahlungseingänge buchen.
Kreditorenbuchhaltung
Kontrolle der Lieferantenrechnungen.
Erfassung und Kontierung der Kreditoren.
Zahlungslauf vorbereiten.
Offertenwesen
Erstellen von Offerten, teils in Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung.
Erstellen von Kalkulationen, teils in Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung.
Auftragswesen
Betreuung von internen / externen Projekten.
Planung, Organisation, Überwachung und Abrechnung von Aufträgen.
Kundenbetreuung bei Unterhaltsobjekten und Einzelaufträgen.
Reporting
Erstellung diverser Statistiken.
Führungsaufgaben
Vertretung der Geschäftsleitung / Unterstützung in der Personalführung.
Erfahrungen
* Kaufmännische Grundbildung, Handelsdiplom oder KV-Abschluss EFZ.
* 3-5 Jahre Erfahrung in Büroadministration in einem Klein- oder Mittelbetrieb, idealerweise in der Reinigungsindustrie.
* Erfahrungswerte in Administration und Verwaltung, Personaladministration, Auftragsbearbeitung, Verwaltung und Kontrolle, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Offerten- und Auftragswesen, Reporting an die Geschäftsleitung, Vertretung der Geschäftsleitung.
* Selbständige und effiziente Arbeitsweise mit schneller Auffassungsgabe.
* Flexibilität und Belastbarkeit auch in hektischen Zeiten.
* Motivierte, zuverlässige, offene und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit.
* Freundlicher Kontakt mit Kundschaft und externen Dienstleistern.
Firmenprofil
Unser Kunde ist ein regionales Kleinunternehmen im Kanton Luzern, das in der Reinigungsbranche tätig ist.
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