Im Auftrag unseres Kunden suchen wir per 01. März od. Vereinbarung eine hochorganisierte, proaktive und anpassungsfähige Assistentin der Geschäftsleitung, die das Führungsteam administrativ auf höchstem Niveau unterstützt.
Diese Rolle erfordert die Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld erfolgreich zu sein, effektiv unter Druck zu arbeiten und enge Fristen einzuhalten. Der/die ideale Kandidat/in ist sehr detailorientiert, zuverlässig und in der Lage, vertrauliche Informationen diskret zu behandeln und so reibungslose und effiziente Abläufe zu gewährleisten.
Aufgaben
1. Den Kalender der Geschäftsleitung verwalten und pflegen, Besprechungen planen und Reisevorbereitungen effizient koordinieren, auch unter engen Zeitvorgaben.
2. Anrufe filtern, auf E-Mails antworten und bei Bedarf Nachrichten an die Geschäftsleitung weiterleiten, wobei dringende Angelegenheiten priorisiert werden.
3. Tagesordnungen vorbereiten, Besprechungsprotokolle erstellen und Aktionspunkte mit Fokus auf die Einhaltung von Fristen nachverfolgen.
4. Dokumente, Präsentationen und Berichte zeitkritisch vorbereiten, überprüfen und organisieren.
5. Reisen, Unterkünfte und Reiserouten für Geschäftsreisen buchen und dabei rechtzeitige Vorkehrungen treffen.
6. Unterstützen Sie die Planung und Organisation interner und externer Veranstaltungen, Konferenzen und Teambuilding-Aktivitäten mit Liebe zum Detail und Einhaltung von Fristen.
7. Verarbeiten Sie Spesenabrechnungen und stellen Sie die ordnungsgemäße Dokumentation und Einhaltung der Vorschriften innerhalb der festgelegten Zeitrahmen sicher.
8. Behandeln Sie vertrauliche Informationen vertraulich und professionell.
9. Unterstützen Sie die Geschäftsleitung bei Ad-hoc-Projekten und -Initiativen, halten Sie Projektfristen ein und passen Sie die Prioritäten nach Bedarf an.
Minimum Anforderungen
1. Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Management, Kommunikation oder einem verwandten Bereich.
2. Umfangreiche Erfahrung als Assistent der Geschäftsleitung, vorzugsweise in schnelllebigen Umgebungen.
3. Nachgewiesene Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und enge Fristen in einer dynamischen Arbeitsumgebung einzuhalten.
4. Ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit, Aufgaben effektiv zu priorisieren.
5. Hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
6. Kompetenz in MS Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und anderer Bürosoftware.
7. Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und zu verwalten.
8. Hohes Maß an Professionalität, Diskretion und Liebe zum Detail beim Umgang mit vertraulichen Informationen.
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