Für unseren Kunden, eine Privatbank im Herzen von Zürich, suchen wir eine/n erfahrene/n Administration Officer zur Verstärkung des dynamischen Teams. Die ideale Kandidatin oder der ideale Kandidat verfügt über fundierte Kenntnisse im administrativen und operativen Office-Management und ist flexibel mit einem Pensum von 20 % einsetzbar.
Stellenbeschreibung
Ihre Hauptaufgaben:
* Entgegennahme und Weiterleitung eingehender Anrufe
* Vorbereitung und Pflege von Besprechungsräumen, einschließlich der Begrüßung von Besuchern
* Koordination von Catering für interne und externe Meetings
* Planung und Organisation von Veranstaltungen (z. B. Townhalls) und internationalen Meetings
* Erstellung von Spesenabrechnungen für das Senior Management
* Verteilung und Sammlung von Unterlagen für Sitzungen des Verwaltungsrats und Audits
* Organisation von Geschäftsreisen für Mitarbeitende
* Unterstützung von Marketingaktivitäten (z. B. Veranstaltungen, Gutscheine, Geschenke und Karten)
* Bearbeitung von interner und externer Post sowie Kurierdiensten
* Ausführung allgemeiner administrativer Aufgaben (z. B. monatliche Kundenmailings, Verwaltung von Schlüsseln und Ausweisen, Scannen von Dokumenten)
* Überwachung der Wartung von Bürogeräten und schnelle Behebung technischer Probleme
Erwartetes Profil
* Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
Kenntnisse und Fähigkeiten:
Wir suchen eine engagierte und organisierte Persönlichkeit, die in einem dynamischen Umfeld aufblüht. Wenn Sie detailorientiert, proaktiv sind und gerne mit Menschen arbeiten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
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