Ihre Aufgaben
Betreuung Frontdesk und allgemeine Verwaltungsarbeiten:
Ansprechperson für Mitarbeitende, Professor*innen, Studierende und Externe / Betreuung der E-Mail-Konten und allgemeine Korrespondenzen in Deutsch und Englisch / Erteilung und Weiterleitung von Auskünften an interne und externe Stellen, Reiseplanung / Ansprechperson für Instandstellung, Unterhaltsarbeiten und Reinigungen / Terminmanagement / Materialbereitstellung / Post und Küche
Planung und Koordination eines wöchentlichen in Kooperation mit dem ISLE und dem NCCR Evolving Language
Unterstützung bei der Organisation diverser Events und Workshops:
Planung Events / Hotel-, Raum-, Restaurantreservationen / Verpflegungsorganisation / Reiseplanung und Ansprechperson für internationale Gäste
Technische Unterstützung:
Verwaltung des IT-Zubehörs des Instituts / Wartung von IT-Geräten / Erstellung & Betreuung hybrider Meetings / Allgemeine technische Unterstützung der Mitarbeitenden in Zusammenarbeit mit der Zentralen Informatik
Raumplanung und -verwaltung:
Interne Raumplanung und Verwaltung (UZH-Tools Planon und MIRA) / Organisation und Koordination von internen Umzügen / Bewirtschaftung von Mobiliar / Raumreservationen
Ihr Profil
Für diese vielseitige Position suchen wir eine engagierte, zuverlässige und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit, mit einer kaufmännischen oder gleichwertigen Ausbildung sowie Berufserfahrung in der Administration, vorzugsweise im Hochschulbereich. Sie arbeiten gerne im Team und zeichnen sich durch eine sorgfältige, selbstständige und effiziente Arbeitsweise aus. In hektischen Zeiten behalten Sie den Überblick und sind in der Lage, Prioritäten zu setzen. Sie verfügen über stilsichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie fundierte Office-Anwenderkenntnisse. Mit digitalen Arbeitstools und Medien sind Sie bestens vertraut.
Wir bieten Ihnen
Wir bieten eine vielfältige und anspruchsvolle Tätigkeit mit eigenverantwortlichen Bereichen in einem unterstützenden, gut eingespielten kleinen Team in einem interessanten und gesellschaftlich relevanten Umfeld. Diversität und Inklusion sind uns ein wichtiges Anliegen. Die Anstellung erfolgt zu kantonalen Bedingungen.