Aufgabenbereich Verwaltung und Pflege des Kalenders der Führungskraft, Planung von Sitzungen und Koordinierung von Terminen
Vorbereiten und Bearbeiten von Korrespondenz, Berichten, Präsentationen und anderen Dokumenten
Erledigung von Reisevorbereitungen, einschließlich Flügen, Unterkünften und Reiserouten
Vorbereiten von Spesenabrechnungen und Kreditkartenabrechnungen
Funktionieren als Hauptansprechpartner zwischen der Führungskraft und internen/externen Interessengruppen
Prüfen und Priorisieren von E-Mails, Anrufen und anderer Kommunikation
Verfassen und Beantworten von Korrespondenz im Namen der Führungskraft
Koordination von Besprechungen
Organisieren und Vorbereiten von Tagesordnungen, Materialien und Nachbereitung von Sitzungen
Aufzeichnung von Sitzungsprotokollen und Sicherstellung der rechtzeitigen Verteilung
Sicherstellen, dass die Führungskraft auf alle Termine gut vorbereitet ist
Unterstützung bei der Planung und Durchführung spezieller Projekte oder Veranstaltungen
Überwachen von Terminen, Verfolgen des Fortschritts und Bereitstellen von Updates für die Führungskraft
Wahrung der Vertraulichkeit und diskreter Umgang mit sensiblen Informationen
Verwaltung von Büromaterial, Ausrüstung und anderen Ressourcen
Koordinierung mit anderen Abteilungen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten
Beziehungsmanagement
Aufbau und Pflege von Beziehungen zu Kunden, Verkäufern und Teammitgliedern
Repräsentieren der Führungskraft in professioneller Weise bei Interaktionen
Anforderungsprofil Bachelor - Abschluss in Betriebswirtschaft, Kommunikation oder einem verwandten Bereich bevorzugt oder gleichwertig
Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Assistent der Geschäftsleitung oder in einer ähnlichen Funktion
Erfahrung in der chemischen oder pharmazeutischen Industrie ist von Vorteil
Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement
Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
Beherrschung der Microsoft Office Suite, Google Workspace und anderer relevanter Software
Fähigkeit zum Multitasking und zur Arbeit unter Druck in einem schnelllebigen Umfeld
Ausgeprägte Problemlösungs- und Entscheidungsfähigkeiten
Professionelles Auftreten und die Fähigkeit, Vertraulichkeit zu wahren
Eigenmotiviert, proaktiv und detailorientiert
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an wechselnde Prioritäten
Arbeitsort
Stadt Zürich / Zürichsee
Anstellungsgrad
80% bis 100%
Anstellungsart
Festanstellung
Job ID Nummer
1410-131778-25-2
Kontakt
Roger Jäggi,
044 213 21 33
E-Mail
[emailprotected]
#J-18808-Ljbffr