Assistant.e Administrative de l’association réformer, Epalinges
qui a pour mission de soutenir la Directrice en la déchargeant des tâches administratives, organisationnelles et logistiques nécessaires à la gestion efficace de l’Association RÉFORMER. Il/elle joue un rôle clé dans le soutien administratif au quotidien, l’organisation des événements, et la coordination des activités de l’Association.
Missions, activités et responsabilités
1. Soutien à la Direction
* Assurer la coordination et le suivi administratif des dossiers stratégiques de la Direction.
* Planifiez l’agenda, les réunions, les événements et les déplacements de la Directrice, en assurant un suivi efficace des échéances.
* Préparer des présentations et documents pour les interventions de la Directrice.
* Assurer la fonction de secrétaire de l’Association en prenant les procès-verbaux des differents réunions du Comité Directeur et en gérant diverses correspondances.
* Assurer toute tâche utile confiée par la Directrice.
2. Gestion administrative et RH
* Assurer les rapports administratifs avec la fiduciaire : transmission des factures, coordination des paiements et suivi des transactions.
* Rassembler, coordonner et vérifier les données comptables et budgétaires.
* participer au suivi budgétaire en collaboration avec la Directrice et la fiduciaire.
* Gérer le système de saisie des heures des collaborateurs .
* Effectuer toutes les tâches administratives relatives à la gestion du personnel (rédaction des contrats de travail, gestion des dossiers du personnel, déclaration aux assurances sociales, courriers aux collaboratrices et collaborateurs) .
3. Gestion courante du secrétariat
* Assurer l’accueil et le renseignement des interlocuteurs internes et externes.
* Réceptionner, trier et expédier le courrier.
* Gérer la boîte e-mail générale de l’Association
* Rédiger et mettre en page divers documents administratifs et relatifs à la gestion du personnel.
* Gérer l’archivage et le classement des documents (physique et électronique).
* Organiser et participer aux réunions de l’équipe (prise de procès-verbal, organisation du suivi des actions).
* Gérer l’agenda de l’Association (séances, bilatérales, rencontres externes, déplacements, logistique).
* Assurer la gestion des fournitures et des aspects logistiques liés aux locaux.
4. Organisation et coordination des événements
* Planifier, organiser et assurer le suivi des événements et workshops de l’Association.
* Coordonner la logistique des événements (réservations, invitations, supports, matériel).
* Assurer la gestion des prestataires et partenaires impliqués.
* Participer aux actions de communication interne et externe liée aux événements
Positionnement hiérarchique du poste
* Fonction du supérieur hiérarchique : Directrice de l’Association.
* Fonctions subordonnées : Aucune
Formations et connaissances pour le ou les postes
* CFC d’employé de commerce, maturité ou titre jugé équivalent
* Brevet assistant RH souhaité
Compétences requises
* Autonomie et proactivité
* Aisance rédactionnelle, capacité de synthèse et d’analyse
* Sens de l’organisation
* Sens de la discrétion
* Aisance avec les chiffres
* Excellente maitrise des outils bureautiques, collaboratifs et numériques usuels (ERP, CRM)
* Langue maternelle française, bonne connaissance de l’allemand et de l’anglais
Expériences professionnelles
* Expérience de 5 à 10 ans dans un poste similaire dans le secteur public, parapublic ou de la santé
Entrée en fonction: dès que possible
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