In Kürze Office Management A-ZKompetenzen ADMINISTRATION: Führung & Organisation des Back Office EMEAUnterstützung der Außendienstmitarbeiter bei administrativen Arbeiten Selbständige Führung des Sekretariats des Verwaltungs Präsidenten und der Direktion (Group CEO, CFO & CIO sowie CEO Schweiz)Koordinationsstelle innerhalb der Firmengruppe mit internen und externen Stellen/Partnern Planung und Überwachung der Termine des Group CEO, CEO Schweiz, Group CFO & CIORechnungskontrolle, Spesenabrechnungen, Adressdatenbanken Unterstützung des Verwaltungs Präsidenten und der Direktion in allen administrativen und organisatorischen Belangen ABLAGEMANAGEMENTFühren eines Ablagesystems Gesetzliche Fristen und Regeln kennen im Anlagesegment, Schweiz EVENTMANAGEMENTEventmanagement EMEA In- und Ausland Planung, Koordination und Organisation von Management Meetings, Geschäftsreisen und Events im In-und Ausland TRAVELMANAGEMENTReisemanagement des gesamten EMEA Teams Visa Management für Geschäftsreisende und Deputies KOMMUNIKATIONVerwaltung des Empfangsbereichs zur Sicherstellung eines effizienten Telefon- und Postverkehrs sowohl intern als auch extern Vertragsmanagement mit Partnern und Lieferanten Mithilfe bei der Vorbereitung und Organisation von VR-Sitzungen, Aktionärs- und Generalversammlungen Führung der Korrespondenz in DE/ENG/FR/ITAZusammenstellung und Schreiben eines Firmen Handbuches EMEAPROJEKTARBEITLeitung und Aufbau des Records Management Mitarbeit bei Projekten und Betreuung von Spezialaufgaben Mithilfe bei Seminars/Trainings und Workshops Einführung und Mitarbeit bei Secure digital Signature System Einführung und Leitung eines Mitarbeiters ins Records Management System HUMAN RESOURCESVorbereitung, Prüfung und Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Spesenabrechnungen aller MitarbeiterÜbersicht und Vorsortierung der eingereichten Bewerbungen Mitsprache bei der Bewerbungsprozess potentieller Kandidaten für ausgeschriebene Stellen FACILITY MANAGEMENTVerhandlungen über den Kauf von Büromaterial und -möbeln, Büroausstattung usw. für das gesamte Personal in Übereinstimmung mit den Einkaufsrichtlinien des Unternehmens und den Budgetvorgaben Facility Management der Geschäftsräumlichkeiten in Basel, Switzerland Mithilfe und Überwachung im Facility Management rund um diverse Aufgaben im Hauswarts Bereich und dem gesamten Gebäude Fähigkeiten:hohe soziale Fähigkeiten Teamplayerinternational, positiv, ergebnisorientiert und zuverlässigverantwortungsbewusst, verständlich, tolerant Führungsqualitäten, Flexibilität, Interesse Motivationhoher Sinn für Diskretionstrukturierte Arbeitsweiseloyal IT-Kenntnisse: Microsoft Office Word 2007/2008 - sehr gute Anwendungskenntnisse Internet/Email - sehr gute Anwendungskenntnisse Lotus Notes - sehr gute Anwendungskenntnisse SAP Kenntnisse Novell Group Wise - sehr gute Anwendungskenntnisse Linux - gute Anwendungskenntnisse Open Office - gute Anwendungskenntnisse Outlook - sehr gute Anwendungskenntnisse Documentum (DMS System) - sehr gute Anwendungskenntnisse D2 (DMS System) - sehr gute Anwendungskenntnisse Share Point - gute Anwendungskenntnisse Easy Contract & Archive (DMS System) - sehr gute Anwendungskenntnisse Sprachen: Deutsch (Muttersprache)Englisch (fließend schriftlich und mündlich, 2. Arbeitssprache)Französisch (fließend schriftlich und mündlich)Italienisch (fließend schriftlich und mündlich)
#J-18808-Ljbffr