Die kaufmännische Fachkraft ist für den professionellen und reibungslosen Ablauf der Postbearbeitung und des Telefondienstes, sowie weitere administrative Arbeiten zuständig. Sie gewährleistet eine optimale Unterstützung der Sachbearbeiter/innen und der Mandatspersonen. Sie arbeitet teamorientiert unter Einbezug von Qualitätsvorgaben und Standards.
Allgemeine administrative Aufgaben umfassen
1. Bearbeitung / Triagierung eingehender Post, Telefonate
2. Empfang von Besucher/innen
3. Allgemeine Sekretariatsarbeiten
4. Administrative Unterstützung der Sachbearbeiter/innen, wieScannenEinsenden der Rückforderungsbelege an die KrankenkassenRückforderung der Krankheits- und Behinderungskosten bei den ZusatzleistungenDatenpflege
5. Management des Administratorentools für die Telefonsoftware
6. Zuständigkeit für Kopierer
7. Bewirtschaftung Büromaterial/Sichtung Amtsblatt
8. Betreuung Bibliothek, Ablage der Fach-Zeitschriften
9. Zuständigkeit für das gesamte Recycling
10. Überwachung und Einbindung von Zustellnachweisen eingeschriebener Briefe
Wir suchen eine Person, die an vier Vormittagen pro Woche die Präsenz am Empfang abdecken kann.