Executive Assistant (80 100%) Ihre Aufgaben In dieser Position leisten Sie dem Geschaftsfuhrer der KLK Kolb Group Tensachem und dem CEO von KLK OLEO Europe administrative Unterstutzung auf hohem Niveau und sorgen fur einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschafts. Diese Position erfordert ausgezeichnete organisatorische und kommunikative Fahigkeiten sowie Multitasking Fahigkeiten, um Zeitplane, Korrespondenz und andere Fuhrungsaufgaben effektiv zu verwalten. Administrative Unterstutzung Verwaltung und Pflege des Kalenders der Fuhrungskraft, Planung von Sitzungen und Koordinierung von Terminen Vorbereiten und Bearbeiten von Korrespondenz, Berichten, Prasentationen und anderen Dokumenten Erledigung von Reisevorbereitungen, einschlieslich Flugen, Unterkunften und Reiserouten Vorbereiten von Spesenabrechnungen und Kreditkartenabrechnunge Kommunikationsmanagement Funktionieren als Hauptansprechpartner zwischen der Fuhrungskraft und internen/externen Interessengruppen Prufen und Priorisieren von E Mails, Anrufen und anderer Kommunikation Verfassen und Beantworten von Korrespondenz im Namen der Fuhrungskraft Koordination von Besprechungen Organisieren und Vorbereiten von Tagesordnungen, Materialien und Nachbereitung von Sitzungen Aufzeichnung von Sitzungsprotokollen und Sicherstellung der rechtzeitigen Verteilung Sicherstellen, dass die Fuhrungskraft auf alle Termine gut vorbereitet ist Projektmanagement Unterstutzung bei der Planung und Durchfuhrung spezieller Projekte oder Veranstaltungen Uberwachen von Terminen, Verfolgen des Fortschritts und Bereitstellen von Updates fur die Fuhrungskraft Buromanagement Wahrung der Vertraulichkeit und diskreter Umgang mit sensiblen Informationen Verwaltung von Buromaterial, Ausrustung und anderen Ressourcen Koordinierung mit anderen Abteilungen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewahrleisten Beziehungsmanagement Aufbau und Pflege von Beziehungen zu Kunden, Verkaufern und Teammitgliedern Reprasentieren der Fuhrungskraft in professioneller Weise bei Interaktionen Ihr Wissen, Ihr Konnen, Ihre Erfahrung Bachelor Abschluss in Betriebswirtschaft, Kommunikation oder einem verwandten Bereich bevorzugt oder gleichwertig Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Assistent der Geschaftsleitung oder in einer ahnlichen Funktion Erfahrung in der chemischen oder pharmazeutischen Industrie ist von Vorteil Hervorragende organisatorische Fahigkeiten und Zeitmanagement Ausgepragte schriftliche und mundliche Kommunikationsfahigkeiten in Deutsch und Englisch Beherrschung der Microsoft Office Suite, Google Workspace und anderer relevanter Software Fahigkeit zum Multitasking und zur Arbeit unter Druck in einem schnelllebigen Umfeld Ausgepragte Problemlosungs und Entscheidungsfahigkeiten Professionelles Auftreten und die Fahigkeit, Vertraulichkeit zu wahren Eigenmotiviert, proaktiv und detailorientiert Flexibilitat und Anpassungsfahigkeit an wechselnde Prioritaten Unser Angebot Eine herausfordernde, vielseitige und verantwortung