In Kürze
Office Management A-Z Kompetenzen ADMINISTRATION:
● Führung & Organisation des Back Office EMEA
● Unterstützung der Außendienstmitarbeiter bei administrativen Arbeiten
● Selbständige Führung des Sekretariats des Verwaltungs Präsidenten und der Direktion (Group CEO, CFO & CIO sowie CEO Schweiz)
● Koordinationsstelle innerhalb der Firmengruppe mit internen und externen Stellen/Partnern
● Planung und Überwachung der Termine des Group CEO, CEO Schweiz, Group CFO & CIO
● Rechnungskontrolle, Spesenabrechnungen, Adressdatenbanken
● Unterstützung des Verwaltungs Präsidenten und der Direktion in allen administrativen und organisatorischen Belangen
ABLAGEMANAGEMENT
● Führen eines Ablagesystems
● Gesetzliche Fristen und Regeln kennen im Anlagesegment, Schweiz
EVENTMANAGEMENT
● Eventmanagement EMEA In- und Ausland
● Planung, Koordination und organisation von Management Meetings, Geschäftsreisen und Events im In-und Ausland
TRAVELMANAGEMENT
● Reisemanagement des gesamten EMEA Teams
● Visa Management für Geschäftsreisende und Deputies
KOMMUNIKATION
● Verwaltung des Empfangsbereichs zur Sicherstellung eines effizienten Telefon- und Postverkehrs sowohl intern als auch extern
● Vertragsmanagement mit Partnern und Lieferanten
● Mithilfe bei der Vorbereitung und Organisation von VR-Sitzungen, Aktionärs/ und Generalversammlungen
● Führung der Korrespondenz in DE/ENG/FR/ITA
● Zusammenstellung und Schreiben eines Firmen Handbuches EMEA
PROJEKTARBEIT
● Leitung und Aufbau des Records Management
● Mitarbeit bei Projekten und Betreuung von Spezialaufgaben
● Mithilfe bei Seminars/ Trainings und Workshops
● Einführung und Mitarbeit bei Secure digital Signature System
● Einführung und Leitung eines Mitarbeiters ins Records Management System
HUMAN RESOURCES
● Vorbereitung, Prüfung und Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Spesenabrechnungen aller Mitarbeiter
● Übersicht und Vorsortierung der eingereichten Bewerbungen
● Mitsprache bei der Bewerbungsprozess potentieller Kandidaten für ausgeschriebene Stellen
FACILITY MANAGEMENT
● Verhandlungen über den Kauf von Büromaterial und -möbeln, Büroausstattung usw. für das gesamte Personal in Übereinstimmung mit den Einkaufsrichtlinien des Unternehmens und den Budgetvorgaben
● Facility Management der Geschäftsräumlichkeiten in Basel, Switzerland
● Mithilfe und Überwachung im facility Management rund um diverse Aufgaben im Hauswarts Bereich und dem gesamten Gebäude
- hohe soziale Fähigkeiten
- Teamplayer
- international, positiv, ergebnisorientiert und zuverlässig
- verantwortungsbewusst, verständlich, tolerant
- Führungsqualitäten, Flexibilität, Interesse
- Motivation
- hoher Sinn für Diskretion
- strukturierte Arbeitsweise
- loyal IT-Kenntnisse: - Microsoft Office World 2007 /2008 - sehr gute Anwendungskenntnisse
- Internet / Email - sehr gute Anwendungskenntnisse
- Lotus Notes - sehr gute Anwendungskenntnisse
- SAP Kenntnisse
- Novell Group Wise - sehr gute Anwendungskenntnisse
- Linux - gute Anwendungskenntnisse
- Open Office - gute Anwendungskenntnisse
- Outlook - sehr gute Anwendungskenntnisse
- Documentum ( DMS System) - sehr gute Anwendungskenntnisse
- D2 (DMS System) - sehr gute Anwendungskenntnisse
- SharePoint gute Anwendungskenntnisse
- Easy Contract & Archive (DMS System) - sehr gute Anwendungskenntnisse Sprachen - Deutsch (Muttersprache)
- Englisch (fliessend schriftlich und mündlich, 2. Arbeitssprache)
- Französisch (fliessend schriftlich und mündlich)
- Italienisch (fliessend schrifltich und mündlich)