Wir suchen einen Junior Executive Assistant, der unseren Geschäftsführer in verschiedenen operativen Bereichen des Tagesgeschäfts und bei Kundenmandaten unterstützt.
Aufgaben
* Mitwirken im gesamten Geschäftsprozess, von der Auftragserfassung bis hin zum Vermittlungsabschluss
* Erstellung einer übersichtlichen Ablage und Dokumentation auf OneDrive sowie Einführung eines CRM's
* Selbständiges Management der E-Mailbox und des Kalenders des Geschäftsführers
* Organisation von Tagestrips, Kundenmeetings und persönlichen Interviews mit Kandidaten
* Erstellung von verschiedenen Dokumenten wie Verträge, Stellenausschreibungen, Kandidatendossiers, Broschüren und Präsentationen mithilfe vortrainierter künstlicher Intelligenz auf Englisch und Deutsch
* Verantwortung für das gesamte Inserate Management; Schaltung von Ausschreibungen auf unserer Website und Jobplattformen; Erstellung von wöchentlichen Social Media Posts mit den aktuellen Mandaten
* Verwaltung der LinkedIn Recruiter Mailbox; Verdanken von Absagerückmeldungen, Zusendung weiterer Informationen an Interessierte sowie Terminorganisation von Telefonaten mit dem Geschäftsführer
* Allgemeine E-Mail-Korrespondenz mit Kandidaten; Dokumentanforderung, Zusenden von Updates, Absagen, Terminbestätigungen usw.
* Telefondienst; Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten auf Deutsch und Englisch
* Network und Social Media Management; Senden und Bearbeiten von Kontaktanfragen auf LinkedIn und allgemeine Verantwortung über öffentlichen Auftritt
* Supplier Management; Korrespondenz mit unseren Lieferanten
* Rechercheaufgaben; Identifikation von Unternehmen oder Personen nach spezifischen Kriterien
* Einfache Buchhaltungstätigkeiten; Erstellung von monatlichen Spesenabrechnungen, Zusendung von Belegen und Rechnungen an den Treuhänder
Dein Profil
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
* Sehr hohe Organisationsfähigkeit und vorausschauendes Denken und Handeln
* Effiziente und detailorientierte Arbeitsweise sowie guter Umgang mit MS-Office Programmen und KI
* Diskrete, vertrauenswürdige und loyale Persönlichkeit mit sehr guten Umgangsformen
* Kritisches Denkvermögen und Durchsetzungsstärke
* Stilsichere Deutschkenntnisse auf Muttersprachniveau und sehr gute Englischkenntnisse
Angebot
* Flexibilität: Grosszügige Home-Office-Möglichkeiten nach der Einarbeitungsphase, Gleitarbeitszeiten zwischen 08:00 – 18:00 Uhr bei einer 40h Woche im 100% Pensum
* Weiterentwicklung: Unterstützung bei berufsrelevanten Weiterbildungen, z. B. Personalassistent/in oder Direktionsassistent/in ab dem zweiten Anstellungsjahr
* Eigenverantwortung und Gestaltungsmöglichkeiten: Viele Entscheidungsmöglichkeiten und bei Wachstum des Unternehmens Möglichkeit in eine Führungsfunktion zu wachsen
* Ferien: 25 Tage pro Jahr