Descrizione del ruolo
La persona sarà inserita all’interno della Cruise Division, a riporto del Technical Director e del Cruise Division Director. Avrà il compito di supportare operativamente il team nello svolgimento delle attività di back office, interfacciandosi con gli altri dipartimenti aziendali e con i referenti a bordo delle navi.
Principali attività
gestione ordini e acquisti di materiale e pezzi di rispetto per nave di proprietà, tramite ricerca e contatto diretto con il fornitore, verifica ricezione merce e relatività conformità
supporto nella gestione delle assicurazioni navali e nella gestione dei sinistri e verifica documentale
supporto nella gestione della contrattualistica della Divisione, incluso rinnovo contratti con concessionari di bordo e fornitori terzi
gestione archivio digitale condiviso e aggiornamento della documentazione di bordo (certificati, cruise reports, schede nuovi fornitori, ordini, delivery notes, fatture, etc..)
organizzazione viaggi e trasferte per i colleghi della Divisione, prenotazione voli/alberghi e pratiche per l’imbarco
gestione rapporti con gli agenti portuali, tour operator e nave
gestione attività port service: verifica fattibilità itinerario tramite agenzie portuali, prenotazione banchine, verifica protocolli locali e relativa conformità con procedure interne
controllo e autorizzazione fatture e preparazione documenti a supporto amministrativo
controllo e autorizzazione costi mensili nave MS Hamburg, analisi e verifica budget annuale, analisi dei cespiti e comunicazione al Dipartimento Amministrativo
analisi costi/ricavi, monitoraggio e reporting dati di vendita
Requisiti
diploma in commercio, perito turistico e/o aziendale o titolo equivalente
conoscenza dei sistemi applicativi Office, in particolare Excel (funzioni annidate, Pivot)
ottima conoscenza della lingua inglese e della lingua tedesca
gradita conoscenza base dei sistemi gestionali (es. SAP)
gradita esperienza in attività amministrative e di back office, data entry, gestione database e controlli documentali (costituirà titolo preferenziale esperienza in contesto Navale/Marine)
ottima capacità di lavorare in team e di relazionarsi con i colleghi
capacità di lavorare nel rispetto di scadenze
capacità di problem solving, proattività e organizzazione
flessibilità/adattamento alle necessità del team/ufficio