6900 Lugano, TI
DOT LIFE SA è una società che gestisce e fornisce servizi a esclusive strutture alberghiere: Hotel Villa Principe Leopoldo***** e Park Hotel Principe****s, Villa Sassa Hotel e Residence & SPA****, Kurhaus Cademario Hotel & SPA****.
Posizione: Personal Assistant del CEO
Località: Lugano ed in seguito a Paradiso
Tipo di contratto: a tempo Indeterminato, Full-Time
Descrizione Generale del Ruolo
Il/la Personal Assistant del CEO sarà responsabile di supportare il CEO nella gestione delle attività quotidiane, fornendo un servizio organizzativo e amministrativo di alto livello. La figura avrà un ruolo cruciale nel garantire la fluidità delle operazioni aziendali, incluse le vendite online del sito Dot Cosmetics e fungerà da punto di riferimento per clienti, fornitori e collaboratori.
Responsabilità Principali
1. Gestione Uffici Direzionali
o Accoglienza e ricezione ospiti, garantendo un ambiente professionale.
o Gestione delle forniture per uffici, inclusi materiali di cancelleria e attrezzature.
o Coordinamento della corrispondenza postale e gestione delle spedizioni urgenti.
2. Pianificazione e Logistica
o Organizzazione dell’agenda del CEO e coordinamento di appuntamenti personali e professionali.
o Pianificazione e gestione di viaggi e trasferte, comprese prenotazioni e logistica.
o Supervisione degli spostamenti e supporto personale durante incontri o eventi.
3. Supporto Operativo e Relazioni con Clienti e Fornitori
o Collaborazione con fornitori e partner per garantire l’efficienza delle operazioni.
o Supporto nella gestione del CRM aziendale, monitorando le relazioni con i clienti.
o Assistenza nelle attività di Customer Care, risoluzione di reclami e gestione delle comunicazioni.
4. Gestione Riunioni e Documentazione
o Pianificazione di riunioni direzionali e Consigli di Amministrazione (CDA), inviando convocazioni.
o Redazione di verbali chiari e completi, garantendone la tempestiva distribuzione.
o Archiviazione ordinata e accessibile di documenti aziendali, sia digitali che cartacei.
5. Supervisione Vendite Online - Dot Cosmetics
o Monitoraggio delle vendite online, assicurando l’evasione degli ordini in modo puntuale.
o Gestione del catalogo prodotti e coordinamento delle attività con il magazzino.
o Analisi delle performance di vendita online e redazione di report per la Direzione.
o Customer Care specifico per il sito, rispondendo a richieste dei clienti e risolvendo eventuali problemi.
6. Supporto alla Contabilità e Gestione Amministrativa Dot Cosmetics
o Supporto emissione fatture, gestione della prima nota e sollecito crediti.
o Collaborazione con il reparto contabilità e fiduciari per verifiche amministrative.
o Monitoraggio delle scorte di magazzino e gestione dei relativi ordini.
7. Organizzazione Eventi
o Pianificazione e coordinamento di eventi aziendali e personali, curando logistica e dettagli operativi.
o Supervisione delle attività connesse, incluso il coinvolgimento di sponsor e fornitori.
8. Reportistica e Aggiornamenti Settimanali
o Redazione e distribuzione di report periodici per aggiornare il CEO e i team coinvolti.
o Monitoraggio degli avanzamenti di progetto e delle attività strategiche aziendali.
o Affidabilità, precisione, professionalità, riservatezza ed integrità personale.
Esperienze e Competenze Richieste
* Solida esperienza in ruoli di assistenza direzionale o amministrativa.
* Ottime competenze in Customer Care e gestione del CRM.
* Familiarità con sistemi di contabilità di base (es. prima nota) e piattaforme di vendita online.
* Autonomia nell’utilizzo di software gestionali (es. SAP, CRM) e suite Microsoft Office.
Caratteristiche Personali
* Eccellenti capacità organizzative e relazionali.
* Flessibilità, resilienza e capacità di lavorare sotto stress.
* Precisione e affidabilità nella gestione delle attività assegnate.
Requisiti Linguistici e Operativi
* Italiano, Inglese fluente (auspicabile conoscenza del Tedesco e del Francese).
* Patente di guida valida e disponibilità per occasionali spostamenti.
Ambiente di lavoro stimolante con possibilità di crescita. Pacchetto retributivo competitivo, basato sull’esperienza e le competenze. Opportunità di lavorare a stretto contatto con il top management aziendale.
Contratto di lavoro: 100%, Tempo indeterminato
Disponibilità:
* Dal lunedì al venerdì
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