Aufgrund einer krankheitsbedingten Absenz suchen wir ab dem 5. November 2024 eine engagierte, kaufmännisch versierte Persönlichkeit, die den Empfang und das Management in vielfältigen administrativen Aufgaben unseres Kunden unterstützt.
Empfangsmitarbeitende/n (w/m/d) 100%
Ihre Herausforderung
Bereich Empfang:
* Ansprechpartnerin für Geschäftspartnerinnen, Besucherinnen und Anruferinnen; Bedienung der Skype for Business-Telefonzentrale
* Empfang und Einweisung von Gästen, Kundinnen, Lieferantinnen und Kursteilnehmer*innen
* Führen der Besucherliste sowie Ausgabe und Rücknahme von Badges
* Verwaltung der firmeneigenen Poolfahrzeuge und Navigationsgeräte
* Pflege von E-Mail-Accounts und Aktualisieren der E-Mail-Verteilerlisten und Teams-Gruppen
Bereich Postbüro:
* Bearbeiten eingehender und Frankieren abgehender Postsendungen
* Vorbereitung von Sendungen für diverse Kurierdienste
Bereich Management Support:
* Travel Management: Einholen von Visa, Apostillen und Beglaubigungen; Koordination von Reiseprofilen und Buchungen für die Geschäftsleitung
* Unterstützung in organisatorischen und administrativen Tätigkeiten, z.B. Korrespondenz, Organisation von Sitzungen
* Verfassen und Veröffentlichen interner News sowie Pflege der Intranet-Seiten (Marketing, HR, ICT, QSHE)
* Administrative Unterstützung für unsere Academy bei der Organisation von Schulungen und Kursen
Ihre Kompetenz
* Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bringen fundierte Berufserfahrung in Empfang und Management Support mit
* Sie überzeugen durch ein freundliches, professionelles Auftreten und exzellente Kommunikationsfähigkeiten
* Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich; Italienischkenntnisse sind von Vorteil
* Strukturiertes und sorgfältiges Arbeiten
* Sie sind vertraut mit den gängigen MS-Office-Anwendungen und verfügen idealerweise über Erfahrung mit Skype for Business und Sharepoint
* Auch in hektischen Situationen behalten Sie den Überblick und reagieren flexibel auf neue Aufgaben
Ihre Perspektiven
* 100 % Pensum für mindestens 10 Wochen mit möglicher Verlängerung und Reduktion des Pensums je nach Bedarf
* Möglichkeit einer späteren Festanstellung mit einem reduzierten Pensum (ca. 50-60 %)
* Herausfordernde, spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit
* Offene, kollegiale Unternehmenskultur
* Ein sehr motiviertes und kompetentes Team
Ihr Kontakt
Frau Filipa Videira, Consultant Service, beantwortet Ihre Fragen gerne unter der Nummer +41 58 233 2000.
Bitte bewerben Sie sich direkt online.
Beziehen Sie sich dabei bitte auf die Referenznummer 001-FIVI-101733-41-DE.