Aufgaben:
* Organisation und Verwaltung des Büroalltags sowie Unterstützung des lokalen Teams
* Erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen in Englisch und Deutsch oder Französisch
* Koordination und Organisation von Meetings, Reisen, Einladungen und Firmenevents
* Bearbeitung von Korrespondenz, Post, Telefonaten und Einladungen in Englisch und Deutsch oder Französisch
* Planung und Organisation von Vorstellungsgesprächen im Rahmen des Rekrutierungsprozesses
* Empfang und Betreuung von Besuchern
* Organisation und Bereitstellung von Catering für Meetings und Firmenveranstaltungen
* Verwaltung und Pflege von Besprechungsräumen sowie der Büroküche
* Unterstützung im Bereich der Zeiterfassung, Zeugniserstellung und administrativen HR-Aufgaben
* Organisation und Koordination von Sprachkursen für Mitarbeitende
* Erstellung von Einladungsschreiben für offizielle Veranstaltungen und Meetings
* Allgemeine administrative Unterstützung für verschiedene Abteilungen
Minimum Anforderungen:
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
* Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Position (z. B. Site Admin, Executive Assistant)
* Fundierte Kenntnisse in MS Office (Excel, Outlook, Word, PowerPoint)
* Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Fliessende Deutsch- oder Französischkenntnisse (Kenntnisse der jeweils anderen Sprache von Vorteil)
* Selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
* Hands-on-Mentalität sowie ausgeprägte Teamfähigkeit
Zusätzliche Qualifikationen:
* Erfahrung mit ERP-Systemen, idealerweise Oracle EBS
* Erfahrung in der Organisation und Koordination von Events und Reisen
* Proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise
Wir bieten Ihnen:
* Moderner Arbeitsplatz mit guter Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel
* Kostenlose Parkplätze und Ladestationen für Elektrofahrzeuge
* Flexible Arbeitszeiten, 25 Tage Urlaub
* Aktienkaufprogramm und grosszügiges Mitarbeiterempfehlungsprogramm
* Zusammenarbeit in einem internationalen Team mit flachen Hierarchien
* Umfangreiche Verantwortung in einem dynamischen Unternehmen
* Zahlreiche Zusatzleistungen, darunter kostenloses Obst, Kaffee und Massagen
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