Ihr Aufgabengebiet als Assistent/-in CEO:Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs des CEO-SekretariatsSchnittstelle für die Kontaktaufnahme von aussen und internen AbteilungenEffiziente Terminkoordination und entsprechende KalenderführungKorrespondenz in Deutsch und EnglischPriorisierung aller anfallenden AnliegenOrganisation und Vorbereitung von internen und externen Meetings sowie erforderlichen Reisen (GL, VR, GV, Mitarbeiteranlässe)Erstellung der Agenda und Protokollführung an GL-Sitzungen und die daraus resultierende Nachverfolgung von PendenzenErstellen von Präsentationen und AuswertungenUnterstützung AnlagemonitoringSonstige allgemeine Sekretariatsarbeiten inkl. Unterstützung bei MandatenSupport Erstellung und Versand der Geschäfts- und HalbjahresberichteSpringerin EmpfangMithilfe bei diversen Projekten nach BedarfIhr Aufgabengebiet im Personalwesen:Führen der Absenzenliste / Abstimmung FeriensaldoAktualisierung Personalhandbuch, StellenbeschreibungenVorbereitung von Unterlagen für GL- und VR-SitzungenErfassen der Aus- und Weiterbildungen der MitarbeitendenFühren der MandatslisteAktualisierung HandelsregistereintragungenBetreuung der Mitarbeitenden bei persönlichen Anlässen wie Geburtstagen, Jubiläen usw.Führen der Übersicht der UnterschriftsberechtigungenAktualisierung von OrganigrammenUnterstützung in der Lohnverarbeitung der MandantenUnterstützung bei wiederkehrenden Meldungen und MutationenErfassen von Unfall- und KrankheitsfällenOrganisation und Versand Weihnachtspräsente und -kartenIhre Qualifikationen:Kaufmännische Ausbildung mit praktischen Erfahrungen auf Geschäftsleitungsstufe im Private Banking/Wealth Management und von Vorteil Payroll ErfahrungWeiterbildung als HR-Assistent/in oder Bereitschaft diese zu absolvierenGute IT-Kenntnisse in MS Office inklusive Excel und PowerPointDeutsch und Englisch (Stufe «Advanced») fliessend in Wort und SchriftTeamfähigkeit, Kundenorientierung, Zuverlässigkeit, Eigeninitiative, ausgeprägtes OrganisationstalentSehr gute KommunikationsfähigkeitenFlexibilität, Sorgfalt und ausgeprägte DienstleistungsorientierungHands-on-Mentalität und UmsetzungsstärkeEin Flair für ZahlenUnbedingte Diskretion und einen einwandfreien Leumund (Strafregister und Betreibungsregister)Ihr Arbeitsort:BaselIhr Einsatz:Nach VereinbarungDiverses:Fühlen Sie sich angesprochen? Dann zögern Sie nicht und senden uns Ihre kompletten Bewerbungsunterlagen in PDF-Format mit Foto an die unten stehende Adresse. Wir sichern Ihnen eine rasche und diskrete Bearbeitung zu. jid3ba03cea jit0415a jiy25a