Aufgabenbereich
1. Verwaltung und Pflege des Kalenders der Führungskraft, Planung von Sitzungen und Koordinierung von Terminen
2. Vorbereiten und Bearbeiten von Korrespondenz, Berichten, Präsentationen und anderen Dokumenten
3. Erledigung von Reisevorbereitungen, einschließlich Flügen, Unterkünften und Reiserouten
4. Vorbereiten von Spesenabrechnungen und Kreditkartenabrechnungen
5. Funktionieren als Hauptansprechpartner zwischen der Führungskraft und internen/externen Interessengruppen
6. Prüfen und Priorisieren von E-Mails, Anrufen und anderer Kommunikation
7. Verfassen und Beantworten von Korrespondenz im Namen der Führungskraft
8. Koordination von Besprechungen
9. Organisieren und Vorbereiten von Tagesordnungen, Materialien und Nachbereitung von Sitzungen
10. Aufzeichnung von Sitzungsprotokollen und Sicherstellung der rechtzeitigen Verteilung
11. Sicherstellen, dass die Führungskraft auf alle Termine gut vorbereitet ist
12. Unterstützung bei der Planung und Durchführung spezieller Projekte oder Veranstaltungen
13. Überwachen von Terminen, Verfolgen des Fortschritts und Bereitstellen von Updates für die Führungskraft
14. Wahrung der Vertraulichkeit und diskreter Umgang mit sensiblen Informationen
15. Verwaltung von Büromaterial, Ausrüstung und anderen Ressourcen
16. Koordinierung mit anderen Abteilungen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten
17. Beziehungsmanagement
18. Aufbau und Pflege von Beziehungen zu Kunden, Verkäufern und Teammitgliedern
19. Repräsentieren der Führungskraft in professioneller Weise bei Interaktionen
Anforderungsprofil
1. Bachelor - Abschluss in Betriebswirtschaft, Kommunikation oder einem verwandten Bereich bevorzugt oder gleichwertig
2. Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Assistent der Geschäftsleitung oder in einer ähnlichen Funktion
3. Erfahrung in der chemischen oder pharmazeutischen Industrie ist von Vorteil
4. Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement
5. Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
6. Beherrschung der Microsoft Office Suite, Google Workspace und anderer relevanter Software
7. Fähigkeit zum Multitasking und zur Arbeit unter Druck in einem schnelllebigen Umfeld
8. Ausgeprägte Problemlösungs- und Entscheidungsfähigkeiten
9. Professionelles Auftreten und die Fähigkeit, Vertraulichkeit zu wahren
10. Eigenmotiviert, proaktiv und detailorientiert
11. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an wechselnde Prioritäten
Arbeitsort
Stadt Zürich / Zürichsee
Anstellungsgrad
80% bis 100%
Anstellungsart
Festanstellung
Job ID Nummer
1410-131778-25-2
Kontakt
Roger Jäggi,
044 213 21 33
E-Mail
[emailprotected]
#J-18808-Ljbffr