Description du poste
L’assistant-e RH assure la gestion administrative RH et représente une référence pour les collaborateur-trice-s et les managers. Il ou elle coordonne l’activité RH sur les plans administratif, logistique et opérationnel et contrôle la conformité des actions entreprises en fonction des lois, règlements, directives et procédures RH.
Taux d’activité : 90%.
Date d’engagement : Dès que possible.
Type de contrat : CDI.
Classe : 14 selon l’échelle de traitements de l’Etat de Genève.
Vos activités
Recrutement
* Etablir, transmettre et valider les annonces de recrutement avec les différents managers concernés
* Publier les annonces sur les différents canaux, y compris auprès de l’Office cantonal de l’emploi (OCE)
* Traiter les candidatures arrivées sur la plateforme SmartRecruiters (annonces, spontanées, interne, etc.), trier les dossiers selon les critères établis, s’assurer de la complétude des dossiers (notamment les documents obligatoires), les transmettre aux responsables concernés et en assurer les retours
* Coordonner avec les agences de placement partenaires les éventuelles candidatures et en assurer le suivi
* Préparer le calcul des annuités pour les collaborateurs retenus et le faire valider par la rémunération
* Planifier les entretiens de recrutement
* Effectuer les entretiens de recrutement pour les collaborateurs en CDD qui passent en CDI
* Procéder à la rédaction des différentes réponses aux candidats.
Administration Générale RH
* Assurer la coordination du cycle de vie RH des collaborateur-trice-s, en collaboration avec le/la responsable des RH
* Garantir la gestion administrative RH (calcul des annuités d’engagement, contrat, demande et suivi des permis, certificats de travail, attestations, correspondances diverses, prise de PV, annonces aux différentes autorités ou assurances) en collaboration avec le/la responsable RH
* Assurer le suivi des évaluations et veiller à leur retour en temps et en heure par les managers, effectuer les relances nécessaires
* Tenir à jour les dossiers papier et/ou numériques du personnel (GED) en collaboration avec le/la responsable RH
* Participer à la rédaction de processus, procédures et directives RH et être force de proposition en vue d’améliorer les processus RH existants.
Salaires et assurances
* Collaborer avec le/la gestionnaire rémunération et assurances pour la gestion du processus de paie et/ou les cas de sinistres
* Veiller à la fiabilité des données du personnel dans la gestion de la paie : transmettre tout changement ou modification à effectuer dans le SIRH à la rémunération
* Assurer l’administration relative aux entrées et sorties, y compris retraite ou rente-pont, en collaboration avec le/la gestionnaire de la rémunération et assurances.
Formation
* Aider à la conception d’éventuelles formations internes RH (support, contenu, etc.)
* Préparer l’organisation des formations réalisées en interne sur le plan logistique et organisationnel (repas, petits-déjeuners, réservation des salles, etc.)
* S’occuper de la gestion des stagiaires en entreprise.
Divers
* Participer aux séances d’accueil et présenter une partie des prestations de la DRH
* Participer à l’organisation des manifestations pour le personnel : petits déjeuners d’accueil au sein du secrétariat général, fête de fin d’année, barbecue, etc.
Qualifications
Compétences professionnelles et personnelles
* Rigueur et autonomie
* Sens absolu de la confidentialité, de la loyauté et du devoir de discrétion
* Ecoute, communication et empathie
* Esprit d’équipe et d’entraide
* Gestion du stress
* Esprit d’ouverture et de flexibilité
* Sens de l’organisation
* Gestion des priorités
* Curiosité et proactivité.
Formation base et continue
* Niveau CFC d’employé/e de commerce ou formation jugée équivalente, complété par un certificat d’assistant RH
* Brevet fédéral de spécialiste en gestion du personnel un atout
* 10 ans d’expérience en tant qu’assistant/e ou gestionnaire RH
* Bonnes connaissances des logiciels VisionRH, Mobatime et SmartRecruiters
* Connaissances du domaine éducatif un atout.
Maîtrise de la langue française avec parfaite aisance rédactionnelle.
Informations supplémentaires
Être de nationalité suisse ou au bénéfice d’un permis de travail valable.
Si vous répondez à ces critères et que le défi lié au poste éveille votre intérêt, nous vous invitons transmettre un dossier complet en pièces jointes :
- lettre de motivation
- CV
- copie des certificats de travail et des diplômes
Un casier judiciaire vierge sera exigé et les candidatures incomplètes ne seront pas retenues.
Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature.