Englisches Seminar Verwaltungsassistent:in / Administrative Assistant (Bereich Drittmittel) 40 - 50 % Stellenantritt 1. April 2025 oder nach Vereinbarung, unbefristet
Das Englische Seminar der Universität Zürich befindet sich in zentraler und ruhiger Lage auf dem Züriberg. Mit etwas mehr als 50 Mitarbeitenden und rund 900 Studierenden ist es das grösste Institut für die Literaturen, Sprachvarietäten und Kulturen des englischsprachigen Raums in der Deutschschweiz. Dennoch ist unser Institut von einer familiären Atmosphäre geprägt, mit einem regen Austausch zwischen Mitarbeitenden und Studierenden. Dem Administrationsteam kommt dabei eine zentrale Rolle zu. Die verantwortliche Person übernimmt Aufgaben in der Verwaltung und Betreuung von Drittmittelprojekten und unterstützt bei Bedarf (z.B. Ferienabwesenheiten) das Institutssekretariat bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben.
Aufgaben Am Englischen Seminar werden in den kommenden Monaten mehrere bedeutende Drittmittelprojekte in den Bereichen Englische Literatur- und Sprachwissenschaft gestartet, während weitere Projekte sich in der Vorbereitungs- oder Begutachtungsphase befinden. Die für Drittmittel zuständige Verwaltungsassistenz unterstützt die Forschenden bei der Einwerbung und Bewirtschaftung von Drittmitteln und fungiert als zentrale Kontaktperson bei institutsinternen Fragen zu Forschungsprojekten. Der Aufgabenbereich umfasst ausserdem allgemeine administrative Tätigkeiten und Stellvertretungsfunktionen für das Institutssekretariat. Im Stellenprofil sind folgende Zuständigkeitsbereiche enthalten:
institutsinterne Auskunftstelle für Fragen zur Forschungsfinanzierung auf verschiedenen Ebenen (national und international)
administrative Unterstützung bei der Einwerbung und Bewirtschaftung von Drittmittelprojekten
Mitarbeit bei der Antragsstellung (z. B. Unterstützung bei der Kommunikation mit universitätsinternen und -externen Stellen)
Operatives Drittmittelmanagement für alle Lehrstühle am Institut (z. B. Projekteingabe und Pflege in der Drittmitteldatenbank (AVA), Unterstützung Rekrutierung Personal, Eingabe Personalmutationen beim Schweizerischen Nationalfonds (SNF) und Koordination mit der Personalverantwortlichen des Instituts).
Finanzmanagement von Drittmittelprojekten und Vertretungsfunktion für universitäre Mittel (Zahlungsaufträge, Erfassung Lenkungsabgabe für externe Forschende, Fakturierungen, Rechnungsfreigabe, Überblick über Zahlungsein- und ausgänge, Berichterstattung)
Unterhalt Webauftritt Forschungsprojekte
Mithilfe bei der Planung und Organisation von Anlässen, wie z.B. Mitarbeitendenversammlungen und Konferenzen
Protokollieren von Sitzungen (Stellvertretungsfunktion)
Korrespondenz mit anderen Abteilungen der UZH sowie mit externen Stellen wie dem SNF, in englischer und deutscher Sprache (mündl. und schriftl.)
allgemeine Verwaltungsaufgaben nach Bedarf (Stellvertretungsfunktion Institutssekretariat)
Profil Von unserem zukünftigen Teammitglied erwarten wir:
eine abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung oder eine äquivalente Ausbildung und/oder mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion, vorzugsweise im akademischen Umfeld
stilsicheres Deutsch sowie sehr gute Englischkenntnisse (mind. C1-Niveau) in Wort und Schrift
Sicherheit im Umgang mit Standardsoftware (Excel, Word, PowerPoint); von grossem Vorteil wären ferner SAP- und CMS-Kenntnisse sowie Grundkenntnisse in Gestaltungsprogrammen
die Fähigkeit zu selbstständiger, sorgfältiger und zuverlässiger Arbeit
eine belastbare, flexible und teamfähige Persönlichkeit mit hoher Sozialkompetenz im Umgang mit verschiedenen Personengruppen und einem freundlichen und professionellen Auftreten
Information zur Bewerbung Bitte reichen Sie Ihre Bewerbungsunterlagen (inkl. Motivationsschreiben, Lebenslauf, Diplomen und Arbeitszeugnissen) bis 16. Februar 2025 in einer einzigen PDF-Datei ein. Die Bewerbungsinterviews werden am Dienstag, 4. März 2025 durchgeführt.
Wir bieten Vereinbarkeit Beruf und Privatleben
Flexible Arbeitsmodelle (z.B. Teilzeitarbeit, Mobiles Arbeiten, Jobsharing)
Kinderbetreuung bei der Stiftung kihz der UZH und ETH
Lernen und Entwicklung
Vielfältige Weiterbildungsangebote der UZH und des Kantons Zürich
Sprachenzentrum der UZH und ETH Zürich
Verpflegung
Vergünstigte Verpflegung in den Mensen und Cafeterias der UZH
Lunch-Check-Karte mit Verpflegungsbeitrag der UZH
Gesundheit
Sonderkonditionen beim Akademischen Sportverband ASVZ
Kostenlose saisonale Grippeimpfungen
Entspannung im Relax Uniturm
Vergünstigungen
Mobilität: Carsharing, Autovermietung, Parkplatz
Digitalisierung: Geräte, Programme, Mobile-Abo
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Anstellungsbedingungen
Grundsätze der UZH
Öffentlich-rechtliche Anstellung für die meisten Mitarbeitenden der UZH
International Services
Unterstützungsangebote für Personen aus dem Ausland
Standorte
Campus Zürich Zentrum, Zürich Irchel, Oerlikon und Schlieren
Standorte Zürich West, Alter Botanischer Garten, Botanischer Garten und Lengg
Arbeitsort Englisches Seminar, Plattenstrasse 47, 8032 Zürich, Schweiz
Weitere Auskünfte Fragen zur Stelle Dr. Nicole Studer
Geschäftsführerin
+41 44 634 34 11
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