Vous participez à la gestion du secrétariat et vous préparez les dossiers patients. Après les consultations, vous assurez de manière autonome et rapide la frappe de rapports médicaux. Au besoin, vous programmez les examens médicaux complémentaires.
Grâce à votre aisance relationnelle, vous accueillez, renseignez et orientez la patientèle se présentant à l'unité et vous gérez les appels téléphoniques entrants.
Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction, comme la planification des consultations, le suivi des dossiers patients, la gestion du courrier et de la messagerie électronique, le règlement des factures, le traitement des demandes de remboursement, la gestion du site internet, l'élaboration et la tenue des statistiques de l'unité et les droits d'accès des collaborateurs.
Vous faites preuve de proactivité pour effectuer les tâches logistiques découlant de la vie d'un secrétariat, comme les commandes de matériel, les notes d'honoraires et l'archivage.
Au sein de l'équipe, vous développez un lien de proximité avec vos collègues secrétaires et assurez une continuité de service lors des absences.
Votre sens du service fait de vous une personne agile, prête à mettre votre polyvalence au service de l'institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins.
Répartition du temps de travail hebdomadaire : 3 jours sur le site de Cluse-Roseraie ; 2 jours au Centre de Médecine du Sommeil sur le site de Belle-Idée. Semaines complètes au CMS lors des vacances ou absences programmées de la secrétaire en place.
Qualifications requises :
Titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce et/ou d'un diplôme de secrétaire médical ou médicale, ou toute formation jugée équivalente.
Expérience réussie d'1-2 ans dans un poste similaire, au sein d'un secrétariat médical.
Parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et capacité avérée de rédaction. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible.
Très bonnes connaissances des outils informatiques (certificat ECDL advanced pour Word et standard pour Excel) et connaissance des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe, Vision RH, Eprocess et Requête Labo) est un réel atout.
Bon esprit d'équipe et capacité à travailler en bureau partagé avec plusieurs secrétaires.
Bon sens de l'organisation et des priorités, autonomie, rigueur et précision dans les tâches confiées.
Capacité à faire face aux imprévus et gérer les situations de stress.
Un sens aigu de la confidentialité.
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