Für unseren Kunden, Teil einer KMU- bzw. mittelständisch geprägten Unternehmensgruppe in Zug, suchen wir eine erfahrene und motivierte Person als Office Manager und Geschäftsleitungsassistenz. In dieser Rolle koordinieren Sie die administrativen Prozesse, unterstützen den Geschäftsführer sowie weitere Mitarbeiter und stellen einen reibungslosen Betrieb des Büros sicher. Das KMU bietet eine familiäre ArbeitsatmosphäreStellenbeschreibung Reisemanagement & KoordinationSelbständige Organisation komplexer Geschäftsreisen für die Geschäftsleitung (v. a. Flüge, Hotels, Transfers, Restaurant- und Event-Reservierungen)Erstellung, Verwaltung und Abstimmung von Reise- und Spesenabrechnungen - auch in Zusammenarbeit mit internationalen Einheiten der GruppeKalender- & KontaktmanagementVorausschauende, strukturierte Führung der Agenda der Geschäftsleitung inkl. Terminplanung, Priorisierung und Koordination von internen wie externen MeetingsPflege und Aktualisierung relevanter KontaktdatenBuchhaltungsnahe AufgabenPrüfung und Aufbereitung von Rechnungen, Kreditkartenabrechnungen und Versicherungsunterlagen in Zusammenarbeit mit der externen BuchhaltungUnterstützung bei der Liquiditätsplanung und ProjektkostenabrechnungenStammdatenpflege von Mitarbeitenden und Unterstützung bei JahresabschlussthemenOffice Management & interne ProzesseVerantwortung für den reibungslosen Ablauf im Büroalltag: Koordination externer Dienstleister, Materialbestellungen, Pflanzenpflege, RaumorganisationAktive Mitarbeit im gruppenweiten IT- und Prozess-Team: Dokumentation von Hardware, Verwaltung von Lizenzen und IT-KommunikationDokumenten- & AblagestrukturVerwaltung und Weiterentwicklung einer effizienten, konsistenten Ablagestruktur (physisch & digital)Organisation und Dokumentation wichtiger Geschäftsvorgänge inkl. Protokollführung bei VR-Sitzungen und Vorbereitung von UnterlagenEvents & SonderprojekteUnterstützung bei der Planung und Durchführung interner Workshops, Konferenzen und Veranstaltungen nach VerfügbarkeitProfilErfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Ausbildung zur Direktionsassistenz von Vorteil)Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen RolleFliessende Deutsch- und EnglischkenntnisseProfessioneller Umgang mit Microsoft OfficeZuverlässig, vertrauenswürdig und belastbar - jemand, auf den man sich jederzeit verlassen kann, auch unter Druck.Sorgfältig, genau und freundlich im Umgang - gewissenhaft bis ins Detail, ohne an Effizienz einzubüssen, und dabei stets angenehm im Team.Das AngebotWenn Sie eine neue Herausforderung in einer vielseitigen und dynamischen Rolle suchen und glauben, dass Sie die erforderlichen Fähigkeiten und die Leidenschaft mitbringen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! jid1d6d288a jit0416a jiy25a