Ihr Aufgabengebiet als Assistent/-in CEO: Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs des CEO-Sekretariats Schnittstelle für die Kontaktaufnahme von aussen und internen Abteilungen Effiziente Terminkoordination und entsprechende Kalenderführung Korrespondenz in Deutsch und Englisch Priorisierung aller anfallenden Anliegen Organisation und Vorbereitung von internen und externen Meetings sowie erforderlichen Reisen (GL, VR, GV, Mitarbeiteranlässe) Erstellung der Agenda und Protokollführung an GL-Sitzungen und die daraus resultierende Nachverfolgung von Pendenzen Erstellen von Präsentationen und Auswertungen Unterstützung Anlagemonitoring Sonstige allgemeine Sekretariatsarbeiten inkl. Unterstützung bei Mandaten Support Erstellung und Versand der Geschäfts- und Halbjahresberichte Springerin Empfang Mithilfe bei diversen Projekten nach Bedarf Ihr Aufgabengebiet im Personalwesen: Führen der Absenzenliste / Abstimmung Feriensaldo Aktualisierung Personalhandbuch, Stellenbeschreibungen Vorbereitung von Unterlagen für GL- und VR-Sitzungen Erfassen der Aus- und Weiterbildungen der Mitarbeitenden Führen der Mandatsliste Aktualisierung Handelsregistereintragungen Betreuung der Mitarbeitenden bei persönlichen Anlässen wie Geburtstagen, Jubiläen usw. Führen der Übersicht der Unterschriftsberechtigungen Aktualisierung von Organigrammen Unterstützung in der Lohnverarbeitung der Mandanten Unterstützung bei wiederkehrenden Meldungen und Mutationen Erfassen von Unfall- und Krankheitsfällen Organisation und Versand Weihnachtspräsente und -karten Ihre Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung mit praktischen Erfahrungen auf Geschäftsleitungsstufe im Private Banking/Wealth Management und von Vorteil Payroll Erfahrung Weiterbildung als HR-Assistent/in oder Bereitschaft diese zu absolvieren Gute IT-Kenntnisse in MS Office inklusive Excel und PowerPoint Deutsch und Englisch (Stufe «Advanced») fliessend in Wort und Schrift Teamfähigkeit, Kundenorientierung, Zuverlässigkeit, Eigeninitiative, ausgeprägtes Organisationstalent Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten Flexibilität, Sorgfalt und ausgeprägte Dienstleistungsorientierung Hands-on-Mentalität und Umsetzungsstärke Ein Flair für Zahlen Unbedingte Diskretion und einen einwandfreien Leumund (Strafregister und Betreibungsregister) Ihr Arbeitsort: Basel Ihr Einsatz: Nach Vereinbarung Diverses: Fühlen Sie sich angesprochen? Dann zögern Sie nicht und senden uns Ihre kompletten Bewerbungsunterlagen in PDF-Format mit Foto an die unten stehende Adresse. Wir sichern Ihnen eine rasche und diskrete Bearbeitung zu. jid3ba03cea jit0414a jiy25a