MITARBEITERIN FÜR ALLGEMEINE BÜROTÄTIGKEITEN, 50-80% Für das Studio eines international tätigen Künstlers mit Sitz in Zürich suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine engagierte Persönlichkeit für allgemeine Bürotätigkeiten mit Schwerpunkt Administration und Zahlungsverkehr.
Beschreibung Stellenbeschreibung:
Sie sind verantwortlich für die Koordination, Organisation und reibungslose Abwicklung aller administrativen Aufgaben sowie für die umfassende Verwaltung und Instandhaltung des Studios. Ihr Tätigkeitsbereich umfasst unter anderem die allgemeine Korrespondenz, die Organisation des Sekretariats, die Pflege der Kontaktdatenbank sowie die Betreuung von Besuchern. Zudem koordinieren Sie Termine, verwalten die Dokumentenablage und übernehmen die Telefonkorrespondenz. Darüber hinaus sind Sie für den gesamten Zahlungsverkehr zuständig, erstellen Offerten, Abrechnungen und Lieferscheine und behalten die Offenen-Posten-Liste sowie das Mahnwesen im Blick. Ebenso verwalten Sie die Kunstwerkdatenbank, pflegen die Webseite, organisieren die Kunstwerklogistik und sorgen für eine bedarfsgerechte Ausstattung mit Büro- und Kunstmaterialien.
Anforderungsprofil:
Sie besitzen eine abgeschlossene (kaufmännische) Ausbildung oder ein abgeschlossenes (Fach-) Hochschulstudium mit relevanter Berufserfahrung. Ihre Arbeitsweise ist strukturiert und präzise und Sie verfügen über eine schnelle Auffassungsgabe mit einem hervorragenden Zeitmanagement. Sie sind zuverlässig und geschickt im Umgang mit allen Office-Programmen und Datenbanken. Zusätzliche Kenntnisse digitaler Bildbearbeitungsprogramme und die Bereitschaft, sich in weitere Programme einzuarbeiten, sind wünschenswert. Zu Ihren Stärken zählen Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Engagement mit Weitblick. Diskretion und Loyalität sind für Sie ein wichtiger Grundsatz. Sie bewegen sich stilsicher in deutscher und englischer Sprache.
Arbeitsumfeld:
Wir bieten Ihnen eine vielseitige und herausfordernde Aufgabe in einem inspirierenden Umfeld in Zürich und freuen uns über Ihre elektronische Bewerbung mit Foto (in einem gebündelten pdf) an Cathrine Pacla-Schönert: bewerbungen@diogenes.ch
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