Ihre Aufgaben:
Betriebsmanagement und Organisation
* Überwachung des täglichen Betriebs des Family Office, um Effizienz in allen administrativen Prozessen sicherzustellen
* Allgemeine buchhalterische Aufgaben, inkl. Erfassung und Kontrolle von Zahlungsflüssen und Zahlungen, sowie Koordination von projektbezogenen finanziellen Aufgaben intern und extern
* Unterstützung von strategischen Projekten unter Einhaltung relevanter Gesetze und Vorschriften
* Unterstützung bei der Erstellung von Verträgen, Board- und Management-Unterlagen sowie Briefings, Koordination der Stakeholder, auch international
* Ablage und Verwaltung von vertraulichen Dokumenten, einschliesslich Verträgen, Berichten und rechtlichen Unterlagen, um Ordnung und Compliance sicherzustellen
Projektmanagement, Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien
* Überwachung von Projektfortschritten, Zeitplänen, Abläufen, und Budgets gemäss höchsten Qualitätsstandards
* Unterstützung bei der Erstellung rechtlicher Dokumente/Verträge und bei der Einhaltung relevanter Gesetze und Vorschriften, Umsetzung rechtlicher Due Diligence und Know-Your-Client Prozesse
* Unterstützung bei der Sicherstellung von Jahresabschlüssen und Revisionen
Kommunikation
* Unterstützung im Bereich Kommunikation, Vorbereitung von Pressemitteilungen, etc.
* Betreuung der Webpräsenz und Social Media Kanälen, auch international, sowohl der Firma als auch ihrer Tochtergesellschaften
Persönliche Assistenz
* Persönliche Unterstützung der Familienmitglieder, inkl. der Verwaltung von Kalendern, der Terminplanung und der Organisation von Besprechungen
* Organisation von Reisearrangements, inkl. Buchung von Flügen, Unterkünften und Transport
* Planung und Koordination von Veranstaltungen und gesellschaftlichen Anlässen für die Familie
* Erledigung persönlicher Besorgungen und Aufgaben für Familienmitglieder
* Verwaltung vertraulicher Dokumente, einschliesslich persönlicher und sensibler Informationen
* Fungieren als primärer Ansprechpartner für Familienmitglieder, Bearbeitung ihrer Anfragen und Sicherstellung einer zeitnahen Lösung von Anfragen
Ihr Profil:
* Erfahrung: 2-3 Jahre Berufserfahrung in einer Betriebsmanagement- oder Assistenzrolle, vorzugsweise in einem Family Office oder einer ähnlichen Umgebung
* Ausbildung: Abgeschlossener Bachelor- oder Fachhochschulabschluss in Betriebswirtschaft, Management oder einem verwandten Bereich
* Betriebswirtschaftliche Kenntnisse: Fundierte Kenntnisse im Bereich Betriebswirtschaft
* Finanzverständnis: Basis Buchhaltungskenntnisse und Erfahrung in der finanziellen Koordination
* Project Management: Erste Erfahrungen in der Überwachung von Projektfortschritten, Zeitplänen und Budgets zur Sicherstellung hoher Qualitätsstandards
* Unternehmenssekretär/in: Erfahrung in der Corporate Governance, der Vorbereitung von Vorstandsmaterialien, der Pflege von Unternehmensunterlagen und der Sicherstellung der Compliance
* Organisation und Zeitmanagement: Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten und exzellentes Zeitmanagement, mit nachweislicher Erfahrung in der Verwaltung komplexer Aufgaben und der termingerechten Bereitstellung von Ergebnissen
* Kommunikation: Hervorragende Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten, insbesondere effektiv mit verschiedenen Stakeholdern zu kommunizieren
* Diskretion und Vertraulichkeit: Hohe Integrität und Diskretion im Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen
* Problemlösungsfähigkeit: Selbständige und lösungsorientierte Arbeitsweise, mit der Fähigkeit, Herausforderungen schnell zu identifizieren und zu lösen
* Sprachkenntnisse: Fliessende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
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