Wer sind Wir?
Die Ten Group ist der globale Marktführer im Bereich Lifestyle- und Reise-Service. Seit 1998 bieten wir dank unserem personalisierten, erstklassigen und fachspezifischen Service weltweit renommierten Unternehmen die Möglichkeit, eine maximale Kundenzufriedenheit und Kundenbindung zu erzielen. Heute arbeiten wir mit mehr als 50 globalen Unternehmen und bedienen aus 22 ausgewählten Standorten in den wichtigsten Finanzmetropolen weltweit Millionen von Kunden in über 52 Ländern.
Wer Sind Wir ? Wir sind die !
Zur Ergänzung unseres dynamischen People Experience Team suchen wir per sofort einen People Support & Office Coordinator (m/w/d) 60%/80%.
Hauptaufgaben:
1. Verantwortlich für das Office Management; Materialverwaltung, Koordination von Besuchen, diverse Aufgaben im Zusammenhang mit dem Facility Management, Verwaltung von Reiseprospekten, Organisation von Treats und Events für Zürich und Unterstützung bei der Organisation für Belgien und Norwegen.
2. Ansprechpartner für kleinere IT-Angelegenheiten vor Ort, Einrichtung von Arbeitsplätzen, Schnittstelle zu IT London, Bestellung und Verwaltung von technischem Equipment
3. Unterstützung bei der Koordinierung von Renovierungsarbeiten im Büro (je nach Bedarf)
4. Bürobeschilderung und Branding
5. Verantwortlich für die Postbearbeitung
6. Sicherstellung der Einhaltung der bewährten Praktiken im Bereich Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
7. Führung der Kommunikation mit den Vermietern und ihren Vertretern in allen Gebäudeangelegenheiten, einschließlich Notfallarbeiten
8. Verwaltung des Zugangskontrollsystems für das Büro in Zusammenarbeit mit unserer Reception und Verwaltung von Ausweisen
9. Verwaltung des Prozesses vor der Einstellung (PES) und Sicherstellung, dass alle Dokumente und Prüfungen für neue Mitarbeiter innerhalb der vereinbarten Fristen eingeholt und abgeschlossen werden
10. Unterstützung in administrativen Belangen wie Spesenabrechnungen, diverse Korrespondenzaufgaben, Erstellen und Versenden des wöchentlichen Newsletters, Arbeitsbestätigungen, Arbeitszeugnisse, Unfall- und Krankheitsanmeldungen etc.
11. Schnittstelle zur Finanzabteilung (Spesenabrechnungen, Rechnungen, etc.)
12. Ansprechpartner für die Arbeit von zu Hause aus und Bereitstellung der erforderlichen Ausrüstung
13. Ablage von Dokumenten
Requirements
Anforderungen:
14. Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (oder gleichwertig)
15. 2-3 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Position in einem internationalen Umfeld, Erfahrung in der Tourismusbranche von Vorteil
16. Sie beherrschen die deutsche Sprache fliessend in Wort und Schrift und verfügen über sehr gute Englischkenntnisse
17. Hohes Verantwortungsbewusstsein
18. Selbständige, belastbare und begeisterungsfähige Persönlichkeit
19. Dynamische, flexible und organisierte Arbeitsweise
20. Dienstleistungsorientiert und kommunikationsfähig
21. Hands-on-Mentalität und Freude an Herausforderungen
22. Stelle ist vor Ort (kein Homeoffice)
23. Arbeitstage und -zeiten sind flexibel und können mit dem Personalleiter abgesprochen werden. Mittwoch und Donnerstag sind Pflichtarbeitstage.
Benefits
Was erwartet Sie?
24. Eine abwechslungsreiche Aufgabe in einem lebhaften, internationalen Umfeld
25. 5 Wochen Ferien
26. Gute Pensionskasse
27. Gute Sozialleistungen inklusive Sabbatical nach 5 Dienstjahren
28. Attraktive Mitarbeiter-Rabatte
29. Entwicklungsmöglichkeiten in einem agilen und internationalen Unternehmen
30. Werden Sie Teil unseres globalen und dynamischen Teams, in dem Diversität im Mittelpunkt steht