Für unseren angesehenen Kunden, ein weltweit führendes Unternehmen in seinem Bereich, mit Sitz im Herzen von Zürich, suchen wir eine engagierte Assistentin der Geschäftsleitung (m/w/d) 100%, die zwei Partner bei ihren Aufgaben tatkräftig unterstützt.
Aufgabenbereich
1. Leitung der Suchprozesse und Beratungsmandate mit Koordination aller Schritte für erfolgreichen Abschluss
2. Kommunikation auf höchstem Niveau mit Klienten, Kandidat:innen und externen Parteien
3. Selbständige und teamorientierte Arbeitsweise
4. Proaktive Unterstützung des Beraterteams in mandatsbezogenen Aktivitäten als Bindeglied zu Klienten und Kandidat:innen
5. Enge Zusammenarbeit mit Assistenzkollegin zur Unterstützung von 1 Berater und 1 Beraterin
6. Kooperation mit lokalen und globalen Beratern, Research-Team und internen Stellen zur Zufriedenstellung von Klienten und Kandidat:innen
7. Erstellung qualitativ hochwertiger Dokumente wie Pitch Decks, Offerten, Rollenspezifikationen, etc.
8. Pflege interner globaler Datenbank für korrekte Abbildung von Projektschritten
9. Priorisierung und Bearbeitung von Anfragen, Verwaltung der Inbox und Kalender der Berater:in
10. Organisation von Klientenmeetings, Interviews, Reisen und Events
11. Unterstützung anderer EA's bei Bedarf
12. Hilfe bei Rechnungsstellung für Klienten und Spesenabrechnungen
13. Planung von Veranstaltungen und Events
Ihr Profil
14. Motivierte, engagierte und kommunikative Persönlichkeit mit Ruhe in Stresssituationen
15. Eigenständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise mit hoher Eigeninitiative
16. Genauigkeit, Qualitätsanspruch und Auge fürs Detail
17. Vertraulichkeit, Sensitivität und diskrete Art im Umgang mit Daten
18. Effektive Kommunikation auf verschiedenen Ebenen für reibungslose Zusammenarbeit
19. Kaufmännische Grundausbildung mit mindestens 5 Jahren relevanter Berufserfahrung als Projektassistentin oder Assistentin der Geschäftsleitung/Partner Ebene in einem Dienstleistungsunternehmen
20. Erfahrung im Umgang mit Führungspersönlichkeiten auf C-Level von Vorteil
21. Fundierte digitale Fähigkeiten und sehr gute MS Office Kenntnisse
22. Stilsichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift