Management Assistant (m/w/d) 100%, Zürich
Zürich, Switzerland
Für unseren Kunden, ein internationales Unternehmen mit Standort in der Stadt Zürich, suchen wir ab sofort oder nach Vereinbarung nach einem
Ihre Hauptaufgaben als Management Assistant (m/w/d) 100% umfassen:
* Unterstützung des Beraterteams in mandatsbezogenen Aktivitäten und als Schnittstelle zu Kunden und Kandidaten (m/w/d).
* Enge Zusammenarbeit mit einer Assistenzkollegin zur Unterstützung eines Beraters und einer Beraterin.
* Koordination mit lokalen und globalen Beratern, dem Research-Team und anderen internen Abteilungen, um die Bedürfnisse von Kunden und Kandidaten (m/w/d) zu erfüllen.
* Erstellung hochwertiger Dokumente wie Pitch Decks, Offerten, Rollenspezifikationen und Präsentationen.
* Pflege der internen Datenbank zur Sicherstellung der korrekten Abbildung aller Projektprozesse.
* Priorisierung von Anfragen, Verwaltung von Inbox und Kalender, Organisation von Meetings und Interviews sowie Reisekoordination.
* Unterstützung anderer Executive Assistants bei Bedarf.
* Hilfe bei Rechnungsstellung für Kunden und Spesenabrechnungen für Manager und Kunden.
* Planung von Veranstaltungen für Kunden, interne Events und verschiedene Anlässe.
Ihr Profil:
* Kaufmännische Ausbildung mit Erfahrung in der Buchhaltung; Grundkenntnisse im Versicherungsgeschäft sind von Vorteil.
* Eigenständiges und verantwortungsbewusstes Arbeiten in einem dynamischen Unternehmen mit guten Zukunftsaussichten.
* Präzise, effiziente und vorausschauende Arbeitsweise.
* Umfangreiche Kenntnisse in der Nutzung von IT-Programmen wie Outlook, Word, Excel, PowerPoint und PDF Writer.
* Geschäftskorrespondenz in Deutsch auf professionellem Niveau sowie sehr gute Englischkenntnisse.
* Motiviert, engagiert und kommunikativ; bewahren Ruhe und Überblick in Stresssituationen und behalten Humor.
* Eigenständigkeit, Zuverlässigkeit, strukturiertes Vorgehen, Eigeninitiative und schnelle Auffassungsgabe sind für Sie selbstverständlich.
* Präzision, Genauigkeit, hoher Qualitätsanspruch und Blick fürs Detail zeichnen Sie aus.
* Wahrung höchster Vertraulichkeit und Sensibilität bei Daten und Informationen mit loyaler und diskreter Art.
* Effektive Kommunikation auf verschiedenen Ebenen fördert reibungslose Zusammenarbeit; hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit unterstützen dabei.
* Kaufmännische Grundausbildung und mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Projektassistentin oder Assistentin auf Geschäftsleitungsebene erforderlich, idealerweise in einem Dienstleistungsunternehmen.
* Erfahrung im Umgang mit Führungskräften auf C-Level von Vorteil.
* Fundierte digitale Fähigkeiten sowie sehr gute MS Office Kenntnisse vorhanden.
* Exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
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