Die Ten Group
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Als globaler Marktführer im Bereich Lifestyle- und Reise-Service bieten wir seit 1998 renommierten Unternehmen eine maximale Kundenzufriedenheit und Kundenbindung durch unseren personalisierten, erstklassigen und fachspezifischen Service. Heute arbeiten wir mit mehr als 50 globalen Unternehmen und bedienen aus 22 Standorten in den wichtigsten Finanzmetropolen weltweit Millionen von Kunden in über 52 Ländern.
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Wir suchen einen People Support & Office Coordinator (m/w/d) für unsere dynamische Personalarbeitsgruppe zum nächstmöglichen Zeitpunkt.
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Hauptaufgaben:
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* Office Management: Verantwortlich für die Materialverwaltung, Koordination von Besuchen, Facility-Management-Aufgaben, Verwaltung von Reiseprospekten, Organisation von Events und Unterstützung bei der Organisation für Belgien und Norwegen.
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* IT-Angelegenheiten: Ansprechpartner für kleinere IT-Angelegenheiten vor Ort, Einrichtung von Arbeitsplätzen, Schnittstelle zu IT London, Bestellung und Verwaltung von technischem Equipment.
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* Renovierungsarbeiten: Unterstützung bei der Koordinierung von Renovierungsarbeiten im Büro (je nach Bedarf).
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* Bürobeschilderung und Branding: Verantwortlich für die Bürobeschilderung und das Branding.
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* Postbearbeitung: Verantwortlich für die Postbearbeitung.
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* Gesundheit und Sicherheit: Sicherstellung der Einhaltung der bewährten Praktiken im Bereich Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz.
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* Kommunikation: Führung der Kommunikation mit den Vermietern und ihren Vertretern in allen Gebäudeangelegenheiten, einschließlich Notfallarbeiten.
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* Zugangskontrollsystem: Verwaltung des Zugangskontrollsystems für das Büro in Zusammenarbeit mit unserer Reception und Verwaltung von Ausweisen.
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* PES-Prozess: Verwaltung des Prozesses vor der Einstellung (PES) und Sicherstellung, dass alle Dokumente und Prüfungen für neue Mitarbeiter innerhalb der vereinbarten Fristen eingeholt und abgeschlossen werden.
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* Administrative Belange: Unterstützung in administrativen Belangen wie Spesenabrechnungen, diverse Korrespondenzaufgaben, Erstellen und Versenden des wöchentlichen Newsletters, Arbeitsbestätigungen, Arbeitszeugnisse, Unfall- und Krankheitsanmeldungen etc.
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* Schnittstelle zur Finanzabteilung: Schnittstelle zur Finanzabteilung (Spesenabrechnungen, Rechnungen, etc.).
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* Auswahlfreiheit: Ansprechpartner für die Arbeit von zu Hause aus und Bereitstellung der erforderlichen Ausrüstung.
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* Dokumentenverwaltung: Ablage von Dokumenten.
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Anforderungen:
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* Kauffachliche Ausbildung: Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (oder gleichwertig).
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* Erfahrung: 2-3 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Position in einem internationalen Umfeld, Erfahrung in der Tourismusbranche von Vorteil.
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* Verantwortungsbewusstsein: Hohes Verantwortungsbewusstsein.
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* Belastbarkeit: Selbständige, belastbare und begeisterungsfähige Persönlichkeit.
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* Arbeitsweise: Dynamische, flexible und organisierte Arbeitsweise.
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* Kommunikationsfähigkeit: Dienstleistungsorientiert und kommunikationsfähig.
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* Stelle: Stelle ist vor Ort (kein Homeoffice).
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* Flexibilität: Arbeitstage und -zeiten sind flexibel und können mit dem Personalleiter abgesprochen werden. Mittwoch und Donnerstag sind Pflichtarbeitstage.
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Bei uns erwarten Sie:
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* Abwechslungsreiche Aufgabe: Eine abwechslungsreiche Aufgabe in einem lebhaften, internationalen Umfeld.
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* Ferien: 5 Wochen Ferien.
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* Pensionskasse: Gute Pensionskasse.
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* Soziale Leistungen: Gute Sozialleistungen inklusive Sabbatical nach 5 Dienstjahren.
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* Mitarbeiter-Rabatte: Attraktive Mitarbeiter-Rabatte.
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* Entwicklungsmöglichkeiten: Entwicklungsmöglichkeiten in einem agilen und internationalen Unternehmen.
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* Team: Werden Sie Teil unseres globalen und dynamischen Teams, in dem Diversität im Mittelpunkt steht.
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