Sachbearbeiter:in Sekretariat (KV: Personalassistent:in) / Fest, Bern
Deine vielseitigen Haupttätigkeiten in dieser Funktion sind:
Kunden- und Mitarbeitendenbetreuung:
* Erster Ansprechpartner für allgemeine Anfragen über alle Kanäle (Telefon, E-Mail, Social Media, vor Ort)
* Freundlicher, professioneller und lösungsorientierter Umgang mit Kunden und Mitarbeitenden
* Kompetente Bearbeitung von Anliegen, die durch das Sekretariat erledigt werden können
* Effiziente Triage und Weiterleitung komplexerer Anfragen an Personalberater oder Filialleiter
Vertrags- und Dokumentenmanagement:
* Zeitnahe und korrekte Erstellung sowie Kontrolle von Einsatzverträgen
* Selbstständiges Einholen und Verwalten wichtiger Unterlagen (z. B. Aufenthaltsbewilligung, Strafregisterauszüge, Bankverbindungen)
* Erfassung, Pflege und Aktualisierung der Stammdaten der Mitarbeitenden
Administrative und organisatorische Unterstützung:
* Onboarding neuer Mitarbeitender und Bereitstellung relevanter Informationen
* Unterstützung des Filialleiters bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
* Sorgfältige Verwaltung und rechtzeitige Bestellung von Büromaterial in Abstimmung mit dem Filialleiter
Filialleiter:
* Sicherstellung eines professionellen Auftritts der Filiale Bern (Räumlichkeiten & Webauftritt)
* Planungen von Mitarbeiter- und Kundenevents sowie Messen
Abrechnungen & Berichterstattung:
* Kontrolle von Arbeitsstunden und termingerechte Weiterleitung an die Buchhaltung
* Verwaltung und Bearbeitung von Rapporten
* Unterstützung des Kaderberaters bei administrativen Aufgaben
Mit deiner strukturierten und proaktiven Arbeitsweise trägst du massgeblich zum Erfolg unserer Berner Filiale bei!
Was du mitbringen solltest:
* Kaufmännische Grundbildung
* mindestens 1-2 Jahre Berufserfahrung in der Personaladministration, in der Lohnverarbeitung oder im Personalverleih
* Selbständige, sehr engagierte und pflichtbewusste Persönlichkeit
* Stilsicheres Deutsch sowie einwandfreie Rechtschreibung
* Professionelles Auftreten und gepflegte Ausdrucksweise
* Schnelle Auffassungsgabe
* Interessierte:r, humorvolle:r Teamplayer:in
* Proaktive, vernetztes Denken und Handeln
* Weiterbildung zum:r Personalassistent:in oder ähnliches von Vorteil
Deine Benefits bei uns:
* Geregelte Arbeitszeiten (Frühdienst: 07.00 - 16.30 Uhr, Spätdienst: 08.30 - 18.00 Uhr)
* 1 Tag Homeoffice
* Sehr zentrale Lage des Büros nahe Hauptbahnhof Bern
* Du möchtest nicht nur eine Nummer sein in einem grossen Team, sondern schätzt es in einem kleinen Team gemeinsam grosses zu erreichen (kollegiales und dynamisches Team)
* 5 Wochen Ferien
* Teamevents
* DU-Kultur bis zum Geschäftsführer
Haben wir deine Neugier geweckt? Dann zögere nicht und bewerbe dich noch heute. Wir freuen uns darauf, dich persönlich kennenzulernen. Gehe mit uns gemeinsam diesen Weg, diese Filiale aufzubauen und gross werden zu lassen!
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