Lenzburg & Home Office, 60-100%, nach Verfügbarkeit
Unser Unternehmen wurde im Jahr 2023 gegründet und spezialisiert sich auf die Rekrutierung von Fach- und Führungskräften in den Bereichen Kundenberatung, Legal & Compliance, Investment Management sowie weiteren kaufmännischen Funktionen auf dem Schweizer Finanzplatz. Wir stehen für Dynamik, innovative Ansätze und eine starke Kundenorientierung.
Aufgaben
* Als Junior Executive Assistant unterstützt du unseren Geschäftsführer in verschiedenen operativen Bereichen des Tagesgeschäfts und bei Kundenmandaten.
* Mitwirken im gesamten Geschäftsprozess, von der Auftragserfassung bis hin zum Vermittlungsabschluss.
* Erstellung einer übersichtlichen Ablage und Dokumentation auf OneDrive und Einführung eines CRM's.
* Selbständiges Management der E-Mailbox und des Kalenders des Geschäftsführers.
* Organisation von Tagestrips, Kundenmeetings und persönlichen Interviews mit Kandidaten.
* Erstellung von verschiedenen Dokumenten wie Verträge, Stellenausschreibungen, Kandidatendossiers, Broschüren und Präsentationen mithilfe vortrainierter künstlicher Intelligenz auf Englisch und Deutsch.
* Verantwortung für das gesamte Inserate Management; Schaltung von Ausschreibungen auf unserer Website und Jobplattformen; Erstellung von wöchentlichen Social Media Posts mit den aktuellen Mandaten.
* Verwaltung der Linkedin Recruiter Mailbox; Verdanken von Absagerückmeldungen, Zusendung weiterer Informationen an Interessierte sowie Terminorganisation von Telefonaten mit dem Geschäftsführer.
* Allgemeine E-Mail-Korrespondenz mit Kandidaten; Dokumentanforderung, Zusenden von Updates, Absagen, Terminbestätigungen usw.
* Telefondienst; Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten auf Deutsch und Englisch.
* Network und Social Media Management; Senden und Bearbeiten von Kontaktanfragen auf Linkedin und allgemeine Verantwortung über öffentlichen Auftritt.
* Supplier Management; Korrespondenz mit unseren Lieferanten.
* Rechercheaufgaben; Identifikation von Unternehmen oder Personen nach spezifischen Kriterien.
* Einfache Buchhaltungstätigkeiten; Erstellung von monatlichen Spesenabrechnungen, Zusendung von Belegen und Rechnungen an den Treuhänder.
Dein Profil
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
* Sehr hohe Organisationsfähigkeit und vorausschauendes Denken und Handeln.
* Effiziente und detailorientierte Arbeitsweise sowie guter Umgang mit MS-Office Programmen und KI.
* Diskrete, vertrauenswürdige und loyale Persönlichkeit mit sehr guten Umgangsformen.
* Kritisches Denkvermögen und Durchsetzungsstärke.
* Stilsichere Deutschkenntnisse auf Muttersprachniveau und sehr gute Englischkenntnisse.
Angebot
* Flexibilität: Grosszügige Home-Office-Möglichkeiten nach der Einarbeitungsphase, Gleitarbeitszeiten zwischen 08:00 – 18:00 Uhr bei einer 40h Woche im 100% Pensum.
* Weiterentwicklung: Unterstützung bei berufsrelevanten Weiterbildungen, z.B. Personalassistent/in oder Direktionsassistent/in ab dem zweiten Anstellungsjahr.
* Eigenverantwortung und Gestaltungsmöglichkeiten: Viele Entscheidungsmöglichkeiten und bei Wachstum des Unternehmens Möglichkeit in eine Führungsfunktion zu wachsen.