Assistent der Geschäftsleitung (m/w/d)
Erwarten Sie mehr. Stärken Sie Ihr Netzwerk. Unsere Teams automatisieren, digitalisieren und transformieren die Art und Weise, wie mehr als 75 Millionen Menschen rund um den Globus in dieser vernetzten verbraucherzentrierten Welt Bankgeschäfte tätigen und einkaufen. Schließen Sie sich uns an, und verbinden Sie Menschen mit dem Handel in dieser wichtigen und wertvollen Rolle.
Positionsübersicht
Erledigt Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben für eine Person, Abteilung oder Gruppe. Beantwortet Telefone, begrüßt Gäste und bereitet Korrespondenz, Präsentationen und Berichte vor. Führt Kalender, koordiniert Sitzungen und Reisevorbereitungen. Beherrscht die gängigen Computerprogramme wie Word, PowerPoint, Excel usw. Verwaltet vertrauliche Unterlagen und Informationen.
Sie sind verantwortlich für
1. Unterstützt die Rezeption vor Ort, den Manager, den Senior Manager und/oder eine Abteilung
2. Führt einen genauen Zeitplan für die Aktivitäten des unterstützten Leiters/Teams, einschließlich Kalender, Koordination von Sitzungen und Reisevorbereitungen
3. trifft Vorkehrungen für Konferenzen und Besprechungen und bereitet die erforderlichen Materialien und Geräte vor
4. Plant Konferenzräume / Räumlichkeiten für geplante Besprechungen und Veranstaltungen
5. Koordiniert und unterstützt Telefonkonferenzen
6. Recherchiert und sammelt Informationen auf Anfrage von Vorgesetzten oder Mitarbeitern
7. wahrt und respektiert die Vertraulichkeit
8. Begrüßung, Registrierung und Weiterleitung von Besuchern, Post und Paketen
9. Ablegen und Abrufen von Dokumenten
10. Beantwortet und leitet eingehende Anrufe und Korrespondenz weiter und/oder eskaliert bei Bedarf.
11. Bereitet Korrespondenz, Präsentationen und Unterlagen für Sitzungen vor
12. Erledigung von Reisevorbereitungen und Ausfüllen reisebezogener Papiere/Dokumente und Unterstützung bei der Spesenabrechnung
13. Aufbau enger Arbeitsbeziehungen zu verwandten Teams, z. B. Poststelle, Gebäudesicherheit, Catering und Einrichtungsteams
14. Bearbeitung von Bestellungen und Pflege des Büromaterials
15. Sorgt für saubere und gut ausgestattete Konferenzräume, Versorgungsstationen, Druckerstationen, Gästeempfänge und allgemeine Arbeitsbereiche
16. Nutzung von Kenntnissen über geeignete Software-Tools wie Windows- und MS-Office-Anwendungen sowie Telefonsysteme
17. Mithilfe bei speziellen Projekten nach Auftrag
18. Protokollierung von Management-Sitzungen
Qualifikationen
19. Ausbildung oder gleichwertige Berufserfahrung erforderlich
20. Mindestens 2 bis 4 Jahre einschlägige Erfahrung oder eine gleichwertige Kombination aus Ausbildung und Erfahrung im Bereich administrative Unterstützung.
21. Gute englische, deutsche und französische Sprachkenntnisse (in Wort und Schrift)
22. Italienische Sprachkenntnisse auf gutem Niveau wären von Vorteil, sind aber kein Muss
Warum sollten Sie sich Diebold Nixdorf anschließen?
Diebold Nixdorf ist mehr als ein Zusammenschluss. Es ist vielmehr ein neues Unternehmen im Zeitalter der Transformation. Wir gestalten seit insgesamt mehr als 150 Jahren die Zukunft, begleiten unsere Kunden langfristig und strategisch und bereiten den Weg für Innovationen.
Heute übernehmen wir eine führende Rolle als Technologietreiber und -wegbereiter im Connected Commerce. Wir verbinden die physische und digitale Welt des Zahlungsverkehres, um Verbrauchern ein noch reibungsloseres Kundenerlebnis zu schaffen – in einer Omnichannel-Welt, die ständig im Wandel ist und in der Verbraucher 24/7 ständige Verfügbarkeit erwarten.
In dieser Welt voller Chancen sind wir besser denn je aufgestellt, um die Zukunft erfolgreich zu gestalten.
Gestalten Sie mit!
Diebold Nixdorf ist ein Arbeitgeber für Chancengleichheit und wir legen Wert auf Vielfalt in unserem Unternehmen. Wir diskriminieren nicht aufgrund von Rasse, Religion, Hautfarbe, nationaler Herkunft, Geschlecht, sexueller Orientierung, Alter, Familienstand, Veteranenstatus oder Behinderungsstatus.
** An alle Personalagenturen: Diebold Nixdorf akzeptiert keine Lebensläufe von Agenturen. Bitte leiten Sie Lebensläufe nicht an unseren Job-Alias, Diebold Nixdorf-Mitarbeiter oder einen anderen Organisationsstandort weiter. Diebold Nixdorf ist nicht verantwortlich für Gebühren im Zusammenhang mit unaufgeforderten Lebensläufen **
English version
Expect more. Connect more. Be more at Diebold Nixdorf. Our teams are automating, digitising and transforming the way more than 75 million people around the globe bank and shop in this hyper-connected, consumer-centric world. Join us and connect people to commerce in this important and rewarding role.
Position overview
Performs administrative support and secretarial duties for an individual, department or group. Answers telephones, greets guests and prepares correspondence, presentations and reports. Maintains calendars, coordinates meetings and travel arrangements. Proficient in current computer programs such as Word, PowerPoint, and Excel etc. Maintains confidential records and information.
Your Responsibilities
23. Supports front desk site, manager, senior manager and / or a department
24. Maintains accurate schedule of activities of the leader / team supported, including calendar, meeting coordination and travel arrangements
25. Makes arrangements for conferences and meetings and prepares required materials and equipment
26. Schedules conference rooms / space for scheduled meetings and events
27. Coordinates and supports conference calls
28. Researches and collects information at the request of supervisor or staff
29. Maintains and respects confidentiality
30. Greets, logs and directs visitors, mail and packages
31. Filing and retrieving documents
32. Answers and routes incoming calls and correspondence and/or escalates when necessary.
33. Prepares correspondence, presentation and meeting support material
34. Makes travel arrangements and completes travel-related paperwork / documentation and assists with expense reporting
35. Builds strong working relationships with allied teams, such as mail room operations, building security, catering and facilities teams
36. Handles purchase orders and maintaining office supplies
37. Maintains clean and stocked conference rooms, supply stations, printer stations, guest receptions and general work area
38. Utilizes knowledge of appropriate software tools, such as Windows and MS Office applications, and phone systems
39. Assists with special projects as assigned
40. Minutes of management meetings
Qualifications
41. Education or equivalent work experience required.
42. Minimum of 2-4 years of relevant experience or equivalent combination of education and experience in Administrative Assistance.
43. Good English, German and French language skills (Written and spoken).
44. Italian language on a good level would be an asset but is not a must.
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