Stellenbeschreibung
Als Office Manager (m/w/d) der Publicis Groupe bist du das Herz unserer Agenturgruppe und schaffst ein einzigartiges Erlebnis für alle Besucher:innen. Du bist die Schnittstelle zu diversen Agenturen und unterstützt uns in vielfältigen Belangen mit Weitblick. Unser Empfangsbereich ist dein Revier. Hier hast du das Wohl unserer Kund:innen und Teams im Blick, das Geschehen im Griff und sorgst für einen reibungslosen Agenturalltag. Auch bist du unsere Stimme und unser Gesicht nach aussen. Für dich ist Ordnung das halbe Leben und du bist ein absolutes Organisationstalent. Du hast einen starken Servicegedanken, eine hohe Kommunikationskompetenz, setzt Prioritäten, entwickelst Lösungen und handelst proaktiv mit Liebe zum Detail.
DEINE AUFGABEN
* Vielfältige Unterstützung unserer Agenturgruppe
* Begrüssung und Betreuung von Besucher:innen
* Beantwortung und Verwaltung von Anrufen sowie E-Mails auf Deutsch und Englisch
* Terminplanung und Organisation der Besprechungsräume
* Mithilfe bei der Planung und Durchführung von Events
* Travelmanagement, Buchung von Reisen und Unterkünften
* Steuerung und Verwaltung von Lieferanten und Dienstleistern
* Gebäudemanagement zusammen mit unserem Facility Manager und Reinigungsteam
* Bewirtschaften des Haushalts- und Büromaterials
* Weitere administrative Aufgaben (Assistenz für verschiedene Teams und Agenturen, Postverarbeitung, Ablage etc.)
Qualifikationen
DEIN PROFIL
* Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion
* Starke Organisations- und Planungsfähigkeiten mit Liebe zum Detail
* Hervorragendes Zeitmanagement und Fähigkeit zur Priorisierung
* Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
* Hohe Kunden- und Serviceorientierung
* Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office
* Gute Deutsch- und Englischkenntnisse
Zusätzliche Informationen
DAS KÖNNEN WIR DIR BIETEN
* Teil eines kreativen, motivierten und interdisziplinären Teams sowie aktiver Part in der Weiterentwicklung unserer Agenturgruppe zu werden
* Inspirierende Zusammenarbeit und Austausch mit grossartigen Kolleg:innen unserer Schwesteragenturen Publicis Zürich, Leo Burnett, Saatchi & Saatchi, Prodigious, Bagels of Berkeley, Digitas, MetaDesign, Publicis Media, Zenith, Spark Foundry, Starcom, Performics und Publicis Sapient
* Individuell abgestimmte Weiterentwicklungsprogramme und ein umfangreiches Trainingsangebot des Publicis Groupe-Netzwerks
* Ein familienfreundliches Umfeld, einen fantastischen Teamspirit und vieles mehr
Die Menschen, die bei uns arbeiten, sind genauso vielfältig wie unsere Kund:innen und Projekte. Wir schätzen die unterschiedlichen Perspektiven, die Kolleg:innen mit verschiedensten Hintergründen und Persönlichkeitsmerkmalen in unseren Alltag einbringen. Wir wollen eine Unternehmenskultur fördern, die all unsere Mitarbeitenden in ihrer Individualität sieht, respektiert und wertschätzt.
Interessiert? Dann freuen wir uns, dich kennen zu lernen. Bitte lade dein vollständiges Profil (Motivationsschreiben, CV, Zeugnisse, Portfolio) im SmartRecruiter hoch.