Contexte de l'institution
Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Ce réseau comptant près de 1'200 collaboratrices et collaborateurs comprend notamment le Département des Maladies Aiguës (DMA), qui regroupe divers services dont la pharmacologie et toxicologie cliniques, les soins intensifs et les urgences.
Mission du Service des Urgences
Ce service transversal a pour missions d'accueillir la patientèle 24h/24 quelle que soit la nature de son problème de santé, d'assurer une prise en soins rapide et efficace afin d'orienter les personnes prises en charge vers la structure la plus appropriée. Le Service des urgences assure également au niveau cantonal une aide médicale urgente, coordonnée et gère les événements majeurs, tout en étant un service de référence pour les structures du canton.
Description du poste
Vous êtes chargé(e) de toutes les tâches administratives liées à la planification des médecins internes et des chefs et cheffes de clinique du Service des urgences.
Dans ce cadre, vous apportez un soutien à la gestion du planning annuel des médecins internes et des chefs et cheffes de clinique, en gérant les différents souhaits des médecins internes et de la bonne transmission des informations découlant de l'activité.
Vous assurez la saisie des affectations, horaires et autres éléments dans Vision RH, la plateforme de gestion RH, et veillez au suivi régulier des différents soldes.
Vous assurez le suivi quotidien des absences, en étant force de proposition pour la planification des gardes.
Par ailleurs, vous gérez la diffusion du plan de formation des médecins et la logistique y relative.
Vous effectuez la rédaction et la mise en forme de divers documents (correspondances, procès-verbaux, rapports, élaboration/mise à jour de procédures, etc.) à la demande de votre hiérarchie et des équipes médicales du service.
Vous gérez le courrier et la messagerie électronique.
Vous effectuez également des tâches logistiques comme les demandes de travaux, la gestion des stocks et la réservation de salles.
Compétences requises
Titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce et/ou d'un diplôme de secrétaire médical ou médicale, ou toute formation jugée équivalente.
Connaissances du milieu hospitalier et expérience de 2 à 3 ans dans un poste comprenant des activités liées à la planification des équipes.
Maîtrise parfaite du français à l'oral comme à l'écrit et capacité rédactionnelle avérée. La maîtrise de la langue anglaise est un atout afin de répondre oralement ou par écrit à nos différents partenaires et usagers internes ou externes.
Bonne connaissance des outils informatiques (niveau ECDL ADVANCED sur Word, Excel, Powerpoint, Outlook et/ou Web) ainsi que, idéalement, des logiciels en vigueur aux HUG (Vision RH, DPA, DPI, GRECO, Qualiac, Opale).
Sens du service, polyvalence, anticipation et prise d'initiative sont les clés de la réussite dans ce poste.