Office & Facility Administrator (Teilzeit 40%, Heerbrugg) Du hältst gerne die Fäden in der Hand, sorgst für reibungslose Abläufe und hast ein Auge fürs Detail?
Dann bist du bei uns genau richtig! In dieser vielseitigen Rolle kümmerst du dich um alles, was unseren Standort am Laufen hält – vom Fuhrparkmanagement bis zur Büroinfrastruktur. Mit deiner Hands-on Mentalität und deinem Organisationstalent trägst du jeden Tag dazu bei, dass unsere Mitarbeitenden sich rundum wohlfühlen.
Deine Aufgaben:
Betreuung der Dienstwagen
Konfiguration und Bestellung von Leasingfahrzeugen für Mitarbeiter
Verwaltung des Fuhrparks inkl. Koordination von Wartungen und Inspektionen
Vertrags- und Dokumentenverwaltung
Rechnungskontrolle & Kostenmanagement
Verwaltung der firmeneigenen Poolfahrzeuge, inkl. Terminkoordination
Büro- und Gebäudeverwaltung
Sicherstellen der Funktionalität, Sicherheit und Attraktivität der Geschäftsräumlichkeiten und Geschäftsausstattung
Regelmässige Zustandskontrollen der Büros, Besprechungs- und Sozialräume inklusive aller Gerätschaften
Organisation, Pflege und Sicherstellung der ordnungsgemäßen Nutzung der Archive und Lagerräume
Planung, Koordination und Beaufsichtigung von Reinigungs-, Reparatur- und Wartungsarbeiten in Zusammenarbeit mit Handwerksbetrieben, Dienstleistern und Lieferanten
Verwaltung des Schliesssystems und der Zugangskontrollen
Bestellwesen
Verantwortung für das lokale Bestellwesen, u.a. für Büroausstattung, Verbrauchsmaterialien, Mitarbeiterverpflegung und Dekoration
Bestellung von Entsorgung und Aktenvernichtung
Rechnungs- und Qualitätskontrolle
Durchführen und Dokumentation der jährlichen Anlageninventur
Unterstützung in IT-Themen (z.B. kleine technische Anliegen der Mitarbeitenden)
Mitarbeit an Projekten zur Verbesserung der Arbeitsinfrastruktur
Optional: Koordination des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)
Dein Profil:
Flexibilität und Bereitschaft, 4 halbe Tage/Woche zu arbeiten, davon 3 Tage im Büro
Hands-on Mentalität mit einer positiven, serviceorientierten Einstellung
Organisationsgeschick, Eigeninitiative und selbständiges Arbeiten
Gute Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch
Kommunikationsstärke und freundliches Auftreten
Freude daran, in einem dynamischen und internationalen Umfeld zu arbeiten
Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook)
Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und ein Auge fürs Detail
Bereitschaft, sich flexibel auf unterschiedliche Aufgaben einzustellen und gelegentlich auch kurzfristige Anliegen zu bearbeiten
Erfahrung in Büro- und Gebäudeverwaltung oder Facility Management von Vorteil
IT-Grundkenntnisse von Vorteil
Was für uns zählt, sind Ihre Qualifikationen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung/Identität oder sozialen, ethnischen oder religiösen Hintergründen. Wir begrüssen Bewerbungen von Menschen mit unterschiedlichsten Hintergründen.
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