Aufgabenbereich:
Verwaltung und Pflege des Kalenders der Führungskraft
Planung von Sitzungen und Koordinierung von Terminen
Förderliche Arbeit
* Vorbereiten und Bearbeiten von Korrespondenz, Berichten, Präsentationen und anderen Dokumenten
* Erledigung von Reisevorbereitungen, einschließlich Flügen, Unterkünften und Reiserouten
* Bereitstellen von Spesenabrechnungen und Kreditkartenabrechnungen
Kommunikation
* Funktionieren als Hauptansprechpartner zwischen der Führungskraft und internen/externen Interessengruppen
* Prüfen und Priorisieren von E-Mails, Anrufen und anderer Kommunikation
* Verfassen und Beantworten von Korrespondenz im Namen der Führungskraft
Sitzungen und Besprechungen
* Koordinierung von Besprechungen
* Organisieren und Vorbereiten von Tagesordnungen, Materialien und Nachbereitung von Sitzungen
* Aufzeichnung von Sitzungsprotokollen und Sicherstellung der rechtzeitigen Verteilung
Bürokommunikation
* Sicherstellen, dass die Führungskraft auf alle Termine gut vorbereitet ist
* Unterstützung bei der Planung und Durchführung spezieller Projekte oder Veranstaltungen
* Überwachen von Terminen, Verfolgen des Fortschritts und Bereitstellen von Updates für die Führungskraft
Vertraulichkeit
* Wahrung der Vertraulichkeit und diskreter Umgang mit sensiblen Informationen
Verwaltung
* Verwaltung von Büromaterial, Ausrüstung und anderen Ressourcen
* Koordination mit anderen Abteilungen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten
Anforderungsprofil
* Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Kommunikation oder einem verwandten Bereich bevorzugt oder gleichwertig
* Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Assistent der Geschäftsleitung oder in einer ähnlichen Funktion
* Erfahrung in der chemischen oder pharmazeutischen Industrie ist von Vorteil
Kenntnisse
* Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement
* Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
* Beherrschung der Microsoft Office Suite, Google Workspace und anderer relevanter Software
Personalfähigkeit
* Fähigkeit zum Multitasking und zur Arbeit unter Druck in einem schnelllebigen Umfeld
* Ausgeprägte Problemlösungs- und Entscheidungsfähigkeiten
* Professionelles Auftreten und die Fähigkeit, Vertraulichkeit zu wahren
Anforderungen:
* Eigenmotiviert, proaktiv und detailorientiert
* Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an wechselnde Prioritäten
Arbeitsort: Stadt Zürich / Zürichsee
Anstellungsgrad: 80% bis 100%
Anstellungsart: Festanstellung
Job ID: Nummer 1410-131778-25-2