Ihre Aufgaben Zusammenfassung der Stelle
In dieser Position leisten Sie dem Geschäftsführer der KLK Kolb Group & Tensachem und dem CEO von KLK OLEO Europe administrative Unterstützung auf hohem Niveau und sorgen für einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts. Diese Position erfordert ausgezeichnete organisatorische und kommunikative Fähigkeiten sowie Multitasking-Fähigkeiten, um Zeitpläne, Korrespondenz und andere Führungsaufgaben effektiv zu verwalten.
Administrative Unterstützung
Verwaltung und Pflege des Kalenders der Führungskraft, Planung von Sitzungen und Koordinierung von Terminen
Vorbereiten und Bearbeiten von Korrespondenz, Berichten, Präsentationen und anderen Dokumenten
Erledigung von Reisevorbereitungen, einschließlich Flügen, Unterkünften und Reiserouten
Vorbereiten von Spesenabrechnungen und Kreditkartenabrechnunge
Kommunikationsmanagement Funktionieren als Hauptansprechpartner zwischen der Führungskraft und internen/externen Interessengruppen
Prüfen und Priorisieren von E-Mails, Anrufen und anderer Kommunikation
Verfassen und Beantworten von Korrespondenz im Namen der Führungskraft
Koordination von Besprechungen Organisieren und Vorbereiten von Tagesordnungen, Materialien und Nachbereitung von Sitzungen
Aufzeichnung von Sitzungsprotokollen und Sicherstellung der rechtzeitigen Verteilung
Sicherstellen, dass die Führungskraft auf alle Termine gut vorbereitet ist
Projektmanagement Unterstützung bei der Planung und Durchführung spezieller Projekte oder Veranstaltungen
Überwachen von Terminen, Verfolgen des Fortschritts und Bereitstellen von Updates für die Führungskraft
Büromanagement Wahrung der Vertraulichkeit und diskreter Umgang mit sensiblen Informationen
Verwaltung von Büromaterial, Ausrüstung und anderen Ressourcen
Koordinierung mit anderen Abteilungen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten
Beziehungsmanagement Aufbau und Pflege von Beziehungen zu Kunden, Verkäufern und Teammitgliedern
Repräsentieren der Führungskraft in professioneller Weise bei Interaktionen
Ihr Wissen, Ihr Können, Ihre Erfahrung Bachelor - Abschluss in Betriebswirtschaft, Kommunikation oder einem verwandten Bereich bevorzugt oder gleichwertig
Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Assistent der Geschäftsleitung oder in einer ähnlichen Funktion
Erfahrung in der chemischen oder pharmazeutischen Industrie ist von Vorteil
Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement
Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
Beherrschung der Microsoft Office Suite, Google Workspace und anderer relevanter Software
Fähigkeit zum Multitasking und zur Arbeit unter Druck in einem schnelllebigen Umfeld
Ausgeprägte Problemlösungs- und Entscheidungsfähigkeiten
Professionelles Auftreten und die Fähigkeit, Vertraulichkeit zu wahren
Eigenmotiviert, proaktiv und detailorientiert
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an wechselnde Prioritäten
Unser Angebot Eine herausfordernde, vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem stark wachsenden internationalen Unternehmen
Arbeitsort ist Hedingen/Schweiz; gelegentliches Reisen kann erforderlich sein
Ein professionelles, etabliertes Unternehmen mit einem offenen, internationalen und kreativen Arbeitsumfeld
Attraktive Anstellungsbedingungen
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