Wir suchen nach einer engagierten Persönlichkeit, die sich für administrative Aufgaben begeistert.
Aufgaben
* Bearbeitung von eingehenden Telefonanrufen und E-Mails: Treffen Sie regelmäßig mit Abteilungsleitern oder Mitarbeitern per Telefon oder E-Mail Kontakt, um bestehende Angelegenheiten zu besprechen und Fragen zu klären.
* Büroarbeit:
o Hinweisgegebene Post bearbeiten, inklusive Erhalt, Sortierung und Weiterleitung an zuständige Personen;
o Einkäufe tätigen, einschließlich der Bestellung von Büromaterialien und Utensilien;
o Büroeinrichtung und Ordnung aufrechterhalten, um einen effizienten Arbeitsplatz sicherzustellen;
o Rechnungen einreichen und abrechnen, einschließlich der Überprüfung von Zahlungen und der Kommunikation mit Lieferanten und Kunden;
* Baubuchhaltung im Bauadministrationsprogramm Deltaproject:
o Vergütungsaufträge erstellen, indem man berechnete Kosten und erforderliche Genehmigungen in das Programm einträgt;
o Zahlungen verwalten und Buchhaltungsunterlagen bei Bedarf aktualisieren.
* Vertrags- und Nachtragswesen:
o Werkverträge erstellen, die alle notwendigen Details enthalten, einschließlich Leistungen, Preisen und Vertragsbedingungen;
o Nachtragsverträge führen, um Änderungen an ursprünglichen Verträgen anzupassen;
* Submissionsunterlagen sowie Angebotsvergleich:
o Projektunterlagen sammeln und zusammenstellen, einschließlich aller relevanten Dokumente und Unterlagen;
o Angebote vergleichen, um das beste Angebot für unsere Kunden zu finden.
* Terminkoordination und Organisation:
o Termine koordinieren, einschließlich Sitzungen und Meetings;
o Sitzungen organisieren, Protokolle führen und Pendenzen überwachen;
o Kalender und Terminpläne aktualisieren;
* Organisation von Abnahmen:
o Abnahmeprotokolle erstellen, die Erfahrungen und Beobachtungen dokumentieren;
o Slack-Dokumentationen vorbereiten, die Ergebnisse und Schlussfolgerungen darstellen;
* BVG und ähnliches:
o Datenbanken und Dateien pflegen, um Zugang zu relevanten Informationen sicherzustellen;
o Richtlinien und Prozesse implementieren, um Prozessoptimierungen durchzuführen;
Qualifikationen
Erfahrung im Bürobereich ist unerlässlich, da dabei routinemäßige Geschäftsvorgänge wie Bearbeitung von Korrespondenz, Rechnungswesen und Administrationsaufgaben ausgeführt werden. Eine außergewöhnliche Organisationsfähigkeit und Kommunikationskunst sind ebenfalls wichtig, um Probleme effektiv zu lösen und Teammitglieder, Kunden und Lieferanten zu unterstützen.